Dịch vụ làm sổ sách kế toán trọn gói cho doanh nghiệp

Sổ sách kế toán là nền của mọi con số doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế. Tờ khai và báo cáo tài chính chỉ đáng tin khi phía sau có bộ sổ khớp với chứng từ. Dịch vụ làm sổ sách kế toán trọn gói nhận toàn bộ phần việc này: từ tiếp nhận chứng từ, hạch toán, ghi sổ đến đối chiếu và lưu trữ.

Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là hệ thống sổ dùng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp theo trình tự thời gian và theo từng đối tượng. Mỗi bút toán trên sổ đều phải có chứng từ gốc làm căn cứ: hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu – chi, sao kê ngân hàng, phiếu nhập – xuất kho.

Sổ sách phục vụ ba mục đích: lập báo cáo tài chính, làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế, và là hồ sơ doanh nghiệp phải xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Doanh nghiệp cần những loại sổ sách nào?

Danh mục sổ cụ thể phụ thuộc chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và hình thức ghi sổ đã đăng ký.

Dịch vụ làm sổ sách kế toán gồm những gì?

Tiếp nhận chứng từ

Nhận chứng từ theo kỳ đã thống nhất (thường theo tháng), có xác nhận giao – nhận để hai bên cùng theo dõi. Chứng từ có thể là bản gốc hoặc dữ liệu điện tử, tùy quy trình đã thỏa thuận.

Phân loại chứng từ

Sắp xếp theo nhóm: doanh thu, mua hàng, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, lương, kho, tài sản. Bước này quyết định tốc độ và độ chính xác của toàn bộ phần hạch toán phía sau.

Hạch toán

Định khoản từng nghiệp vụ theo đúng bản chất kinh tế và chế độ kế toán áp dụng, bao gồm cả các nghiệp vụ cuối kỳ như trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, kết chuyển doanh thu – chi phí.

Ghi sổ

Vào sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết. Số liệu trên sổ phải cho phép truy ngược về chứng từ gốc – yêu cầu quan trọng nhất khi bị kiểm tra.

Đối chiếu

So khớp số dư tiền với sao kê ngân hàng, công nợ với biên bản đối chiếu của khách hàng và nhà cung cấp, tồn kho với kiểm kê thực tế, và số liệu sổ sách với tờ khai thuế đã nộp trong kỳ.

Lưu trữ

In, đóng bộ sổ theo kỳ hoặc lưu ở dạng điện tử theo quy định, kèm chứng từ gốc sắp xếp theo thứ tự để tra cứu được. Chứng từ và sổ kế toán phải được lưu trong thời hạn pháp luật kế toán quy định.

Kiểm tra số liệu

Soát xét lại tính logic của số liệu trước khi khóa kỳ: tồn kho có âm không, công nợ có khoản treo bất thường không, tiền mặt có số dư vô lý không, chi phí có khoản nào thiếu hồ sơ không.

Quy trình làm sổ sách kế toán

1. Khảo sát và tổ chức: xác định chế độ kế toán, hình thức ghi sổ, danh mục tài khoản và quy trình luân chuyển chứng từ.
2. Nhận và kiểm tra chứng từ theo kỳ: thông báo phần thiếu để doanh nghiệp bổ sung ngay trong kỳ.
3. Hạch toán và ghi sổ: nhập liệu, định khoản, lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
4. Đối chiếu và điều chỉnh: so khớp với ngân hàng, kho, công nợ và tờ khai thuế; xử lý chênh lệch.
5. Khóa kỳ và báo cáo: gửi doanh nghiệp bảng cân đối phát sinh, tình hình công nợ, kết quả kinh doanh của kỳ.
6. Kết thúc năm: kết chuyển, lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán, in và bàn giao bộ sổ.

Doanh nghiệp nào nên thuê dịch vụ?

• Doanh nghiệp chưa có kế toán hoặc kế toán vừa nghỉ việc.
• Doanh nghiệp có người lo thu chi, bán hàng nhưng không ai làm được sổ sách.
• Doanh nghiệp đã dồn chứng từ nhiều tháng, nhiều năm chưa hạch toán.
• Doanh nghiệp cần bộ sổ hoàn chỉnh để làm báo cáo tài chính hoặc chuẩn bị bị kiểm tra thuế.
• Doanh nghiệp muốn có một lớp soát xét độc lập với kế toán nội bộ hiện tại.
• Chi nhánh, đơn vị phụ thuộc cần làm sổ riêng nhưng không đủ nhân sự.

Thuê dịch vụ làm sổ sách có lợi ích gì?

• Sổ sách được làm liên tục theo kỳ, không dồn đến cuối năm.
• Chứng từ thiếu được phát hiện khi còn kịp bổ sung, thay vì khi đã quyết toán.
• Số liệu sổ sách khớp với tờ khai thuế đã nộp – yếu tố đầu tiên cơ quan thuế kiểm tra.
• Doanh nghiệp có bộ sổ đầy đủ để lập báo cáo tài chính và làm việc với ngân hàng, đối tác.
• Chi phí thấp hơn duy trì nhân sự kế toán riêng khi khối lượng chứng từ chưa lớn.
• Không bị gián đoạn khi nhân sự thay đổi vì phần việc do đơn vị dịch vụ tổ chức.

Chi phí dịch vụ làm sổ sách kế toán

Mức phí phụ thuộc vào: số lượng chứng từ mỗi tháng, ngành nghề (có kho, có giá thành hay không), số tài khoản ngân hàng phải đối chiếu, số lao động, và đặc biệt là tình trạng số liệu hiện tại. Làm sổ song hành theo tháng luôn rẻ hơn khôi phục lại nhiều kỳ đã bỏ trống.

Chi tiết các yếu tố cấu thành: xem bài chi phí thuê dịch vụ kế toán tại Biên Hòa hoặc bảng giá dịch vụ kế toán.

Những lỗi thường gặp khi quản lý sổ sách

• Ghi sổ theo tờ khai, không theo chứng từ. Số liệu khớp tờ khai nhưng không truy được về chứng từ gốc.
• Không theo dõi kho. Dẫn đến tồn kho âm hoặc giá xuất kho không theo phương pháp đã đăng ký.
• Tiền mặt tồn quỹ lớn bất thường. Thường do chi không có chứng từ hoặc chưa hạch toán khoản chi thực tế.
• Công nợ treo nhiều năm không đối chiếu, không có hồ sơ chứng minh.
• Không lưu chứng từ gốc theo trật tự. Khi bị kiểm tra không tìm được chứng từ tương ứng với bút toán.
• Bỏ các bút toán cuối kỳ: khấu hao, phân bổ, kết chuyển – khiến chi phí và lợi nhuận sai lệch.
• Không đối chiếu ngân hàng nên bỏ sót các khoản phí, lãi, thu hộ – chi hộ.

Sổ sách kế toán liên quan thế nào đến báo cáo tài chính?

Báo cáo tài chính được lập bằng cách tổng hợp số liệu từ sổ kế toán – không phải bằng cách nhập số trực tiếp. Vì vậy:

• Sổ sai thì báo cáo sai theo, dù mẫu biểu điền đúng.
• Sổ thiếu bút toán cuối kỳ thì chi phí và lợi nhuận trên báo cáo không phản ánh đúng kỳ.
• Sổ không đối chiếu thì số dư trên bảng cân đối kế toán không có gì bảo đảm.

Đó là lý do chi phí “làm báo cáo tài chính” cho một doanh nghiệp chưa có sổ luôn cao hơn nhiều so với doanh nghiệp đã làm sổ đều đặn – vì phần lớn công việc thực chất là dựng lại sổ. Xem thêm bài dịch vụ làm báo cáo tài chính tại Biên Hòa.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp phải lưu sổ sách, chứng từ trong bao lâu?

Pháp luật kế toán quy định thời hạn lưu trữ theo từng loại tài liệu, trong đó tài liệu kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính có thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp nên lưu cả bản giấy và bản điện tử.

Sổ sách có bắt buộc in ra giấy không?

Doanh nghiệp được ghi sổ trên phương tiện điện tử, nhưng phải bảo đảm in được ra giấy khi có yêu cầu và phải in, đóng thành sổ theo quy định khi kết thúc kỳ kế toán năm. Thực tế nên in và đóng bộ theo năm để sẵn sàng khi kiểm tra.

Đã dồn chứng từ 2–3 năm chưa làm sổ thì xử lý được không?

Được, nếu còn giữ chứng từ. Quy trình là rà soát từng năm, dựng lại sổ theo trình tự, đối chiếu với tờ khai đã nộp rồi lập lại báo cáo cho từng kỳ. Phần chứng từ đã mất là phần khó khôi phục nhất.

Thuê làm sổ sách có gồm kê khai thuế không?

Tùy hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp chọn gộp cả hai vì số liệu là một – xem dịch vụ kế toán trọn gói. Nếu chỉ cần phần thuế, tham khảo dịch vụ kế toán thuế.

Doanh nghiệp có được giữ chứng từ gốc tại công ty không?

Được, và nên như vậy. Nhiều doanh nghiệp gửi bản chụp hoặc dữ liệu điện tử để hạch toán trong kỳ, chứng từ gốc lưu tại công ty và chỉ tập hợp lại khi đóng bộ hồ sơ năm.

Thông tin liên hệ