Doanh nghiệp mới thành lập cần mở sổ kế toán khi nào?

Doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào? Câu trả lời ngắn: ngay từ ngày thành lập, tức ngày có hiệu lực ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 24 Luật Kế toán 2015. Doanh nghiệp không chờ đến lúc có doanh thu hay cuối năm mới mở sổ. Bài viết giải thích căn cứ, các loại sổ cần mở, chuyện dùng Excel và những lỗi doanh nghiệp mới ở Biên Hòa hay gặp.

1. Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán là nơi ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh của doanh nghiệp. Chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, sao kê ngân hàng) là bằng chứng của từng giao dịch; sổ kế toán sắp xếp các bằng chứng đó theo thời gian và theo đối tượng để biết doanh nghiệp đang có gì, nợ ai, ai nợ mình, lãi hay lỗ.

Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, sổ kế toán gồm hai nhóm:

• Sổ tổng hợp: ghi theo trình tự thời gian và theo tài khoản, như sổ nhật ký, sổ cái.
• Sổ chi tiết: theo dõi từng đối tượng cụ thể, như công nợ từng khách hàng, từng mặt hàng tồn kho, từng tài sản cố định.

Mỗi sổ phải có tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, số hiệu và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ, số tiền, số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ. Cuối kỳ sổ được khóa, có chữ ký người lập, người phụ trách kế toán và người đại diện theo pháp luật. Từ sổ này doanh nghiệp mới lập được báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế.

2. Doanh nghiệp mới thành lập có phải mở sổ kế toán không?

Có, và đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc quy mô. Công ty TNHH một thành viên chỉ có giám đốc và một nhân viên cũng phải tổ chức công tác kế toán và mở sổ như công ty có vài chục lao động.

Luật Kế toán quy định sổ kế toán mở vào đầu kỳ kế toán năm; riêng đơn vị mới thành lập phải mở sổ từ ngày thành lập. Nói cách khác, khi mở sổ kế toán doanh nghiệp mới thành lập, “đầu kỳ” chính là ngày doanh nghiệp ra đời về mặt pháp lý.

Đi kèm nghĩa vụ này là vài điểm cần chốt ngay từ đầu:

• Chế độ kế toán: doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hoặc tự nguyện chọn Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026). Chế độ đã chọn quyết định hệ thống tài khoản và mẫu sổ.
• Người làm kế toán: doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc có kế toán trưởng; cũng có thể thuê dịch vụ kế toán hợp pháp.
• Người thân của người quản lý: một số trường hợp bị hạn chế làm kế toán, cần kiểm tra trước khi giao việc ghi sổ cho vợ, chồng hay anh chị em của giám đốc.

Chế độ kế toán thường được đăng ký cùng hồ sơ khai thuế ban đầu. Nếu chưa làm bước này, xem dịch vụ khai thuế ban đầu.

3. Khi nào doanh nghiệp bắt đầu ghi sổ kế toán?

Với câu hỏi doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào, mốc mở sổ và mốc bắt đầu ghi là một: sổ mở từ ngày thành lập, mọi nghiệp vụ từ ngày đó đều phải ghi.

Mốc tính kỳ kế toán đầu tiên

Kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày có hiệu lực ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến hết kỳ kế toán năm (thường là 31/12). Ví dụ: một công ty TNHH bao bì ở phường Tam Hiệp có giấy chứng nhận hiệu lực ngày 15/4/2026 thì kỳ kế toán đầu tiên chạy từ 15/4 đến 31/12/2026, và ngày mở sổ là 15/4/2026.

Trường hợp thành lập cuối năm

Nếu kỳ kế toán năm đầu ngắn hơn 90 ngày, doanh nghiệp được cộng vào kỳ năm tiếp theo, tổng không quá 15 tháng. Doanh nghiệp thành lập ngày 20/10/2026 có thể gộp đến hết 31/12/2027. Gộp kỳ chỉ thay đổi kỳ lập báo cáo tài chính, không làm lùi ngày mở sổ: nghiệp vụ tháng 10, 11, 12 vẫn ghi đúng thời điểm.

Những nghiệp vụ đầu tiên cần ghi

Nghiệp vụ đầu tiên của hầu hết doanh nghiệp không phải là bán hàng mà là:

1. Góp vốn điều lệ: Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu góp đủ trong 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận; kế toán ghi nhận từng lần góp.
2. Chi phí thành lập: khắc dấu, chữ ký số, thuê văn phòng, đặt cọc mặt bằng.
3. Mua sắm ban đầu: máy tính, bàn ghế, máy móc, công cụ dụng cụ.
4. Phí ngân hàng, phí hóa đơn điện tử phát sinh khi chuẩn bị bán hàng.

Không ghi sổ ngay, không lấy chứng từ đúng tên công ty thì các khoản này khó đưa vào chi phí hợp lý và khó theo dõi thuế đầu vào được khấu trừ. Danh sách việc cần làm tháng đầu có trong bài checklist kế toán doanh nghiệp mới thành lập.

4. Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần làm kế toán không?

Có. Chưa có doanh thu không có nghĩa là chưa có nghiệp vụ: góp vốn, chi phí thành lập, tiền thuê nhà, phí ngân hàng đều phải ghi sổ. Ngoài ra doanh nghiệp vẫn có các nghĩa vụ định kỳ:

• Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quý, kể cả kỳ không phát sinh, hạn ngày cuối tháng đầu quý sau. Chỉ khi đã tạm ngừng kinh doanh mới không phải nộp.
• Lập báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chậm nhất 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính (31/3 năm sau nếu theo năm dương lịch).
• Kê khai thuế thu nhập cá nhân nếu có trả lương và phát sinh khấu trừ.

Từ 01/01/2026 lệ phí môn bài đã bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên doanh nghiệp mới không còn tờ khai môn bài, nhưng các tờ khai khác giữ nguyên. Chi tiết xem bài không phát sinh doanh thu có phải kê khai thuế không. Giai đoạn chưa có hóa đơn đầu ra, gói Duy trì của chúng tôi là 500.000đ/tháng; các mức khác có tại bảng giá dịch vụ kế toán 2026.

5. Doanh nghiệp mới thành lập cần mở những loại sổ nào?

Số sổ phụ thuộc hình thức ghi sổ và ngành nghề. Doanh nghiệp nhỏ theo Thông tư 133 thường chọn hình thức Nhật ký chung vì đơn giản, dễ làm trên phần mềm. Bộ sổ tối thiểu nên có:

Sổ tiền mặt

Theo dõi từng khoản thu, chi tiền mặt và tồn quỹ cuối ngày, mỗi dòng gắn với một phiếu thu hoặc phiếu chi có đủ chữ ký. Tồn trên sổ phải khớp tiền thực tế trong két.

Sổ tiền gửi ngân hàng

Mở cho từng tài khoản, ghi theo sao kê, cuối tháng đối chiếu số dư. Vì hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, sổ này thường là nơi chứng minh điều kiện khấu trừ.

Sổ công nợ

Sổ chi tiết phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp, theo dõi riêng từng đối tượng. Doanh nghiệp bán chịu cho đại lý hoặc mua nguyên liệu trả chậm cần sổ này để biết ai còn nợ bao nhiêu và để đối chiếu cuối năm.

Sổ doanh thu

Ghi nhận doanh thu theo từng hóa đơn, chi tiết theo nhóm hàng hoặc dịch vụ. Số liệu phải khớp hóa đơn điện tử đã phát hành và tờ khai thuế giá trị gia tăng từng quý.

Sổ chi phí

Theo dõi chi phí theo khoản mục: lương, thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, khấu hao. Đây là căn cứ xác định chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Sổ cái

Mỗi tài khoản có một trang sổ cái tổng hợp phát sinh nợ, có và số dư. Sổ cái là nguồn trực tiếp để lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.

Các sổ chi tiết liên quan

Tùy hoạt động, doanh nghiệp mở thêm sổ chi tiết hàng hóa và thẻ kho, sổ tài sản cố định và khấu hao, sổ công cụ dụng cụ, sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng, sổ lương và sổ theo dõi vốn góp.

Ngoài ra, công ty TNHH phải lập sổ đăng ký thành viên, công ty cổ phần lập sổ đăng ký cổ đông. Đây không phải sổ kế toán nhưng phải khớp với số vốn góp trên sổ.

6. Có thể mở sổ kế toán bằng Excel không?

Được. Doanh nghiệp được ghi sổ kế toán trên máy vi tính, bằng phần mềm kế toán hoặc bảng tính Excel tự thiết kế, với điều kiện:

• Đủ nội dung bắt buộc của sổ theo chế độ kế toán đã chọn.
• In ra giấy khi khóa sổ, đóng quyển, có đủ chữ ký người lập, người phụ trách kế toán, người đại diện theo pháp luật.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm cùng chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ.

Với doanh nghiệp vài chục chứng từ mỗi tháng, Excel dùng được trong năm đầu, nhưng có các rủi ro:

• Sai công thức, lệch số dư mà không ai phát hiện.
• Dễ sửa, khó truy vết: không có nhật ký thay đổi, khó chứng minh sổ đã khóa đúng thời điểm khi bị kiểm tra.
• Mất dữ liệu nếu file chỉ nằm trên một máy, không sao lưu.
• Khó lên báo cáo tài chính và khó chuyển sang phần mềm khi doanh nghiệp lớn lên.

7. Doanh nghiệp có được thuê dịch vụ kế toán mở và quản lý sổ sách không?

Được. Luật Kế toán cho phép doanh nghiệp thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hợp pháp làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ ở Biên Hòa chọn cách này trong năm đầu, khi chưa đủ việc để tuyển kế toán toàn thời gian (lương khoảng 8–15 triệu/tháng tùy kinh nghiệm, chưa gồm BHXH phía doanh nghiệp đóng).

Khi thuê ngoài, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực của chứng từ, giao chứng từ đúng hạn và ký duyệt sổ, báo cáo. Đơn vị dịch vụ mở sổ, ghi sổ, lập tờ khai, báo cáo tài chính và tư vấn tính hợp lệ của chứng từ.

Ví dụ: một cửa hàng vật liệu xây dựng mới mở ở phường Long Bình thuê dịch vụ từ tháng đầu. Sổ được mở từ ngày cấp giấy chứng nhận, ghi nhận vốn góp và chi phí thành lập, chủ cửa hàng được nhắc chuyển khoản cho các hóa đơn lớn. Cuối năm, báo cáo tài chính chỉ còn là khâu tổng hợp.

Xem thêm dịch vụ kế toán trọn gói và bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán.

8. Những lỗi thường gặp khi doanh nghiệp mới mở sổ kế toán

1. Mở sổ trễ, lấy ngày thuê kế toán làm ngày mở sổ. Nghiệp vụ những tháng trước bị bỏ sót hoặc ghi dồn sai thời điểm.
2. Ghi vốn góp không đúng thực tế: ghi đủ vốn điều lệ trong khi tiền thực góp ít hơn, hoặc góp tiền mặt không có phiếu thu.
3. Hóa đơn mang tên cá nhân giám đốc, chi phí không được ghi nhận cho công ty.
4. Trả tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, mất quyền khấu trừ thuế đầu vào.
5. Trộn tiền cá nhân và tiền công ty, sổ quỹ và sổ ngân hàng không phản ánh đúng.
6. Trộn mẫu sổ của các chế độ kế toán khác nhau, hệ thống tài khoản không nhất quán.
7. Không đối chiếu định kỳ sổ ngân hàng với sao kê, sổ doanh thu với hóa đơn điện tử.
8. Không in, ký và lưu sổ khi dùng Excel hoặc phần mềm.

Phần lớn các lỗi trên xuất phát từ việc không rõ doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào. Kéo sang năm thứ hai, chúng phải sửa bằng cách làm lại sổ và có thể khai bổ sung các kỳ trước. Từ 01/7/2026, theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, thời hạn khai bổ sung là 5 năm, kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu làm tăng số thuế phải nộp. Xem thêm các lỗi kê khai thuế doanh nghiệp thường gặp.

9. Dịch vụ thiết lập sổ sách kế toán tại Biên Hòa

Kế Toán Biên Hòa mở và thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới thành lập tại các phường Trấn Biên, Biên Hòa, Long Bình, Tam Hiệp và khu vực lân cận, tỉnh Đồng Nai:

1. Tiếp nhận hồ sơ: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, tài khoản ngân hàng, danh sách thành viên hoặc cổ đông.
2. Xác định ngày mở sổ và kỳ kế toán, tư vấn gộp kỳ nếu thành lập cuối năm.
3. Chọn chế độ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp quy mô.
4. Ghi nhận chứng từ từ ngày thành lập: vốn góp, chi phí thành lập, mua sắm ban đầu.
5. Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ hằng tháng.
6. Ghi sổ, nộp tờ khai định kỳ và lập báo cáo tài chính cuối năm.

Doanh nghiệp đã hoạt động mà sổ còn thiếu, chúng tôi rà soát và làm lại từ ngày thành lập. Xem dịch vụ làm sổ sách kế toán hoặc bài dịch vụ làm sổ sách kế toán trọn gói. Phí kế toán trọn gói: 500.000đ/tháng khi chưa có hóa đơn, 1,5 triệu dưới 10 hóa đơn, 3 triệu 10–20 hóa đơn, 4 triệu 30–50 hóa đơn; trên 50 hóa đơn, FDI, xây dựng, xuất nhập khẩu báo giá riêng.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào?

Từ ngày thành lập, tức ngày có hiệu lực ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 24 Luật Kế toán 2015. Không chờ đến khi có doanh thu hay cuối năm.

Chưa có doanh thu có phải ghi sổ kế toán không?

Có. Góp vốn, chi phí thành lập, thuê văn phòng, phí ngân hàng đều phải ghi sổ. Doanh nghiệp vẫn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quý và lập báo cáo tài chính năm.

Thành lập vào tháng 11 thì kỳ kế toán đầu tiên tính thế nào?

Nếu kỳ kế toán năm đầu ngắn hơn 90 ngày, doanh nghiệp được cộng vào kỳ năm sau, tổng không quá 15 tháng. Ngày mở sổ vẫn là ngày thành lập.

Dùng Excel làm sổ kế toán có hợp lệ không?

Hợp lệ nếu sổ đủ nội dung theo chế độ kế toán đã chọn, được in ra khi khóa sổ, có đủ chữ ký và lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nhược điểm là dễ sai công thức và khó truy vết chỉnh sửa.

Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc có kế toán trưởng không?

Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng, hoặc thuê dịch vụ kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng của đơn vị hợp pháp.

Mở sổ trễ vài tháng thì phải làm sao?

Làm lại sổ từ ngày thành lập, ghi đủ nghiệp vụ đúng thời điểm và kiểm tra các tờ khai đã nộp. Nếu số liệu sai, doanh nghiệp khai bổ sung trong thời hạn cho phép.

Thông tin liên hệ

Kế Toán Biên Hòa hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập tại Biên Hòa, Đồng Nai mở và thiết lập sổ sách kế toán từ ngày thành lập, khai thuế ban đầu, kê khai thuế định kỳ, kế toán trọn gói theo tháng, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.