Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán? Checklist từ A-Z

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán trong những tháng đầu? Câu trả lời không chỉ gói trong thủ tục thuế. Doanh nghiệp còn phải dựng cả một bộ máy kế toán: người làm, chế độ kế toán, chứng từ, sổ sách và lịch báo cáo. Bài viết này là checklist tổng hợp từ A đến Z, mỗi mục tóm lược việc cần làm và dẫn sang bài chuyên sâu khi cần đọc kỹ hơn.

1. Sau khi thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị gì về kế toán?

Nghĩa vụ kế toán bắt đầu ngay từ ngày thành lập. Luật Kế toán 88/2015/QH13 yêu cầu đơn vị mới thành lập phải mở sổ kế toán từ ngày thành lập. Kỳ kế toán đầu tiên cũng tính từ ngày có hiệu lực ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, công việc sau khi thành lập doanh nghiệp về mặt kế toán có thể chia thành ba lớp:

• Lớp thủ tục: hồ sơ thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng.
• Lớp tổ chức: chọn người làm kế toán, chọn chế độ kế toán, quy định luân chuyển chứng từ, mở sổ.
• Lớp vận hành: ghi sổ hằng tháng, kê khai theo quý, lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm.

Lớp tổ chức hay bị bỏ qua nhất, khiến cuối năm đầu sổ sách phải dựng lại. Nếu cần bản rút gọn để đánh dấu từng việc, xem checklist kế toán doanh nghiệp mới thành lập.

Loại hình doanh nghiệp cũng làm khác đi một phần công việc. Công ty TNHH phải lập sổ đăng ký thành viên, công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông; cả hai đều phải theo dõi việc góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận. Chi tiết theo từng loại hình có ở hai bài kế toán công ty TNHH cần làm những gì và kế toán công ty cổ phần.

2. Hoàn thiện thông tin và hồ sơ thuế

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Tuy vậy, để cơ quan thuế quản lý đúng, doanh nghiệp cần hoàn tất một loạt việc trong tháng đầu:

• Mua chữ ký số và đăng ký với cơ quan thuế.
• Đăng ký tài khoản thuế điện tử, đăng ký nộp thuế điện tử với ngân hàng.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu: phương pháp tính thuế GTGT, chế độ kế toán, phương pháp khấu hao, năm tài chính, người phụ trách kế toán.

Từ 01/01/2026, lệ phí môn bài đã bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên doanh nghiệp không còn phải khai và nộp khoản này. Trình tự chi tiết từng thủ tục đã được trình bày trong bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm thủ tục thuế gì.

Nếu không muốn tự làm phần này, doanh nghiệp có thể dùng dịch vụ khai thuế ban đầu để được xử lý trọn bộ.

3. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất của kế toán bán hàng. Doanh nghiệp chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nộp tờ khai đăng ký sử dụng và chỉ được xuất hóa đơn sau khi cơ quan thuế chấp nhận. Nên làm xong trước khi ký hợp đồng bán hàng đầu tiên.

Từ 01/7/2026, quy định về hóa đơn điện tử áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định 123/2020. Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Về phía kế toán, nên thống nhất ngay: tên hàng trên hóa đơn khớp danh mục hàng trên sổ kho, chỉ người được phân quyền mới xuất hóa đơn, và dùng một email riêng để nhận hóa đơn đầu vào.

Tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ đăng ký và cài đặt phần mềm.

4. Mở tài khoản ngân hàng và quản lý giao dịch

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp không chỉ để nhận tiền. Với kế toán, đây là nguồn chứng từ đáng tin cậy nhất và là điều kiện để được khấu trừ thuế.

• Hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ.
• Tiền góp vốn của thành viên, cổ đông nên chuyển qua tài khoản công ty. Đây là bằng chứng rõ ràng nhất cho việc đã góp đủ vốn.
• Không dùng tài khoản cá nhân của giám đốc để thu tiền khách hàng. Tiền về tài khoản cá nhân rất khó giải trình khi cơ quan thuế đối chiếu doanh thu.

Ví dụ thường gặp: một xưởng cơ khí nhỏ ở phường Tam Hiệp mua thép 12 triệu đồng, trả bằng tiền mặt cho nhanh. Hóa đơn hợp lệ, nhưng thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ chỉ vì cách thanh toán.

5. Chuẩn bị hệ thống chứng từ kế toán

Sổ sách chỉ đúng khi chứng từ đủ. Doanh nghiệp mới nên xác định ngay danh mục chứng từ cần có và ai chịu trách nhiệm từng loại.

Đừng quên chi phí phát sinh trước ngày thành lập: phí đăng ký, tiền cọc thuê mặt bằng, mua bàn ghế, máy tính. Nếu có hóa đơn đứng tên doanh nghiệp và chứng từ thanh toán hợp lệ, các khoản này có thể được ghi nhận vào chi phí.

Về lưu trữ, Luật Kế toán quy định chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm phải lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu dùng cho quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.

6. Lựa chọn hình thức tổ chức kế toán

Đây là quyết định lớn nhất của kế toán doanh nghiệp mới thành lập. Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc có kế toán trưởng. Doanh nghiệp cũng được phép thuê dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hợp pháp. Có ba cách tổ chức phổ biến.

Thuê kế toán nội bộ

Doanh nghiệp tuyển một nhân viên kế toán làm toàn thời gian. Người làm nắm sát chứng từ, xử lý được cả kho, công nợ, thu chi. Chi phí lương khoảng 8–15 triệu đồng/tháng tùy kinh nghiệm, chưa gồm phần BHXH doanh nghiệp đóng. Phù hợp khi đã có nhiều nghiệp vụ hằng ngày. Doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ nhưng cần người kiểm soát có thể xem dịch vụ kế toán nội bộ.

Thuê kế toán dịch vụ

Doanh nghiệp giao toàn bộ việc ghi sổ, kê khai, báo cáo cho một đơn vị dịch vụ. Chi phí thấp hơn nhiều so với tuyển người, không bị gián đoạn khi nhân sự nghỉ việc. Doanh nghiệp vẫn phải tự giữ và chuyển chứng từ đúng hạn. Đây là lựa chọn của phần lớn doanh nghiệp năm đầu tại Biên Hòa, khi số hóa đơn mỗi tháng còn ít.

Người đại diện tự quản lý

Giám đốc tự làm hoặc nhờ người quen làm giúp. Cách này tiết kiệm tiền nhưng rủi ro cao nhất: dễ trễ hạn tờ khai, sai chế độ kế toán, và cuối năm phải thuê người dựng lại sổ. Cần lưu ý thêm: một số trường hợp người thân của người quản lý doanh nghiệp bị hạn chế làm kế toán, cần kiểm tra trước khi bố trí.

Phân tích chi phí và rủi ro của từng phương án có trong bài doanh nghiệp nhỏ nên thuê kế toán hay tự làm.

7. Thiết lập sổ sách kế toán

Khi đã có người làm, bước tiếp theo là dựng hệ thống sổ. Ba việc cần quyết định:

1. Chế độ kế toán áp dụng. Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hoặc tự nguyện chọn Thông tư 99. Với đa số doanh nghiệp mới, Thông tư 133 gọn hơn và đủ dùng.
2. Kỳ kế toán đầu tiên. Kỳ này tính từ ngày có hiệu lực ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu kỳ kế toán năm đầu ngắn hơn 90 ngày, doanh nghiệp được cộng vào kỳ năm tiếp theo, tổng không quá 15 tháng. Ví dụ, công ty thành lập ngày 10/11/2026 có thể gộp kỳ đầu đến hết 31/12/2027.
3. Phần mềm và hệ thống tài khoản. Chọn phần mềm kế toán phù hợp chế độ đã đăng ký, khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu, gồm vốn góp thực tế.

Sổ phải mở từ ngày thành lập, kể cả khi chưa có doanh thu. Mốc mở sổ và các sổ bắt buộc được phân tích riêng trong bài doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào. Nếu cần người dựng sổ từ đầu, xem dịch vụ làm sổ sách kế toán.

8. Các loại thuế doanh nghiệp cần quan tâm

Kế toán là nền để tính thuế đúng. Doanh nghiệp mới thường gặp ba sắc thuế chính:

Từ 01/7/2026, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP có hiệu lực; các mốc hạn khai thuế cơ bản giữ nguyên. Tiền chậm nộp vẫn là 0,03%/ngày trên số thuế nộp chậm.

9. Công việc kế toán theo tháng/quý

Khi bộ máy đã chạy, công việc kế toán lặp lại theo chu kỳ. Một lịch mẫu cho doanh nghiệp khai thuế theo quý:

Nếu doanh nghiệp có tuyển người, còn phải khai trình sử dụng lao động trong 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động và đăng ký BHXH bắt buộc cho người có hợp đồng từ 1 tháng trở lên.

Lỗi hay gặp nhất là dồn việc: ba tháng không ghi sổ, đến hạn tờ khai quý mới gom hóa đơn. Nộp trễ tờ khai từ 1 đến 30 ngày, tổ chức có thể bị phạt 2–5 triệu đồng; trễ 31–60 ngày là 5–8 triệu đồng. Danh sách đầy đủ các báo cáo phải nộp theo kỳ có trong bài các loại báo cáo doanh nghiệp phải lập định kỳ.

10. Công việc cuối năm

Cuối năm tài chính đầu tiên là lúc kiểm tra xem bộ máy kế toán đã dựng đúng hay chưa. Các việc chính:

• Khóa sổ và kiểm kê: kiểm kê quỹ tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản; đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
• Lập báo cáo tài chính năm: mọi doanh nghiệp đều phải lập, kể cả năm chưa có doanh thu. Hạn nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh: 30 ngày).
• Quyết toán thuế TNDN và TNCN: hạn ngày cuối tháng thứ 3 sau năm tài chính, tức 31/3 nếu theo năm dương lịch. Báo cáo tài chính nộp kèm hồ sơ quyết toán TNDN qua cổng thuế điện tử.
• Báo cáo lao động cả năm: nộp trước ngày 05/12.
• Lưu trữ hồ sơ: đóng tập chứng từ, sổ và báo cáo năm, cất giữ theo thời hạn lưu trữ.

11. Doanh nghiệp mới thành lập có thể thuê dịch vụ kế toán trọn gói tại Biên Hòa?

Có. Với doanh nghiệp mới thành lập, thuê dịch vụ thường là cách tiết kiệm và an toàn nhất trong một đến hai năm đầu. Chi phí tính theo số hóa đơn phát sinh mỗi tháng:

Chi tiết từng gói có ở bảng giá dịch vụ kế toán 2026. Ví dụ, một công ty thương mại nhỏ ở phường Trấn Biên mới thành lập, ba tháng đầu chưa xuất hóa đơn, chỉ cần gói Duy trì để vẫn có sổ, có tờ khai quý đúng hạn. Khi bắt đầu bán hàng đều, doanh nghiệp chuyển lên gói theo số hóa đơn.

Dịch vụ kế toán trọn gói của chúng tôi bao gồm hồ sơ thuế ban đầu, chọn chế độ kế toán, mở sổ, kê khai định kỳ, báo cáo tài chính và quyết toán năm.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì đầu tiên về kế toán?

Việc đầu tiên là chọn người làm kế toán (nội bộ hoặc dịch vụ), sau đó cùng người đó hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu, chọn chế độ kế toán và mở sổ từ ngày thành lập. Thủ tục chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng nên xong trong tuần đầu.

Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập áp dụng Thông tư 133 hay Thông tư 99?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, không bắt buộc chuyển. Doanh nghiệp có thể tự nguyện chọn Thông tư 99/2025/TT-BTC, chế độ đã thay thế Thông tư 200 từ 01/01/2026.

Chưa có doanh thu thì có cần mở sổ kế toán không?

Có. Luật Kế toán yêu cầu đơn vị mới thành lập mở sổ từ ngày thành lập. Các chi phí ban đầu, vốn góp, tài sản mua sắm đều cần ghi nhận dù chưa có doanh thu.

Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc có kế toán trưởng không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hợp pháp.

Chứng từ kế toán phải lưu trong bao lâu?

Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải lưu tối thiểu 10 năm. Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.

Thông tin liên hệ

Kế Toán Biên Hòa đồng hành cùng doanh nghiệp mới thành lập tại Biên Hòa, Đồng Nai (các phường Trấn Biên, Biên Hòa, Long Bình, Tam Hiệp…): khai thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn điện tử, tổ chức bộ máy kế toán và mở sổ, kế toán trọn gói theo tháng, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.