Kế toán công ty cổ phần: Công việc, hồ sơ và báo cáo cần chuẩn bị

Kế toán công ty cổ phần giống mọi doanh nghiệp ở phần hóa đơn, kê khai thuế và báo cáo tài chính, nhưng có thêm một lớp việc riêng: cổ đông, sổ đăng ký cổ đông, biên bản và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ vốn. Bài viết đi lần lượt từ việc hằng ngày, theo tháng, quý, cuối năm đến bộ hồ sơ cần lưu, cập nhật theo quy định năm 2026.

1. Đặc điểm kế toán trong công ty cổ phần

Về thuế, công ty cổ phần không có nghĩa vụ nào khác công ty TNHH. Phần việc chung đã có trong bài kế toán công ty TNHH cần làm những gì; ở đây chúng tôi tập trung vào những điểm chỉ công ty cổ phần mới có.

• Chủ sở hữu là cổ đông. Vốn điều lệ chia thành cổ phần, tối thiểu 3 cổ đông. Mỗi lần góp vốn, chuyển nhượng hay nhận cổ tức là một nghiệp vụ phải khớp với sổ đăng ký cổ đông — sổ Luật Doanh nghiệp 2020 bắt buộc công ty cổ phần lập và lưu.
• Quyết định nội bộ là chứng từ. Tăng vốn, phát hành thêm cổ phần, chia cổ tức, trích quỹ phải có nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) hoặc Hội đồng quản trị (HĐQT) tùy thẩm quyền theo điều lệ. Thiếu nghị quyết, kế toán không có căn cứ ghi sổ.
• Thặng dư vốn cổ phần và cổ tức. Phát hành cổ phần giá cao hơn mệnh giá thì phần chênh ghi vào thặng dư vốn cổ phần, không ghi vào vốn điều lệ. Cổ tức trả cổ đông cá nhân phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Về chế độ kế toán: từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty cổ phần thuộc nhóm nhỏ và vừa — phần lớn công ty cổ phần ở Biên Hòa — vẫn được tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99.

2. Công việc kế toán hằng ngày

Công việc kế toán công ty cổ phần hằng ngày gồm năm nhóm, trong đó phần ngân hàng và công nợ cần tách riêng giao dịch với cổ đông.

Hóa đơn, chứng từ

Xuất hóa đơn điện tử cho từng lần bán hàng, kiểm tra mã số thuế người mua và thuế suất trước khi ký phát hành. Thuế suất giá trị gia tăng 8% áp dụng đến hết 31/12/2026 cho nhóm hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện, có nhóm loại trừ — cần kiểm tra từng mặt hàng. Hóa đơn đầu vào được tra cứu tính hợp lệ và đối chiếu với đơn hàng, phiếu nhập kho.

Thu chi

Phiếu thu, phiếu chi phải kèm chứng từ gốc và đủ chữ ký. Hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào. Công ty có nhiều cổ đông cùng điều hành nên quy định rõ ai duyệt chi, tránh việc mỗi người tự ứng rồi cuối tháng mới mang hóa đơn về.

Ngân hàng

Hạch toán sổ phụ hằng tuần. Tiền cổ đông chuyển vào cần ghi rõ “góp vốn mua cổ phần” kèm tên cổ đông, để phân biệt với tiền cho công ty vay. Nội dung chuyển khoản mơ hồ là lý do phổ biến khiến vốn góp trên sổ không khớp sổ đăng ký cổ đông.

Công nợ

Theo dõi phải thu, phải trả theo từng đối tượng kèm tuổi nợ. Các khoản với cổ đông — còn nợ tiền mua cổ phần, tạm ứng, cổ tức đã công bố chưa trả — phải tách riêng, không gộp vào công nợ thương mại.

Doanh thu, chi phí

Ghi nhận doanh thu theo hóa đơn, hợp đồng; tập hợp chi phí theo khoản mục. Chi phí phải có chứng từ hợp lệ và phục vụ kinh doanh mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Chi phí riêng của cổ đông, như xe dùng cho gia đình, không nên đưa vào sổ công ty.

3. Công việc kế toán theo tháng/quý

Kê khai thuế

Khai theo tháng hạn ngày 20 tháng sau; theo quý hạn ngày cuối tháng đầu quý sau. Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý, hạn ngày 30 tháng đầu quý sau, không nộp tờ khai tạm tính. Trễ tờ khai 1–30 ngày, tổ chức bị phạt 2–5 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu có số thuế phải nộp. Lịch chi tiết xem bài lịch kê khai và nộp thuế doanh nghiệp.

Thuế GTGT

Công ty mới thành lập khai thuế giá trị gia tăng theo quý; đủ 12 tháng thì xác định lại theo doanh thu năm trước, không quá 50 tỷ đồng vẫn khai theo quý. Kỳ không phát sinh vẫn phải nộp tờ khai, trừ khi đã tạm ngừng kinh doanh.

Thuế TNCN

Công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, khai cùng kỳ với thuế giá trị gia tăng và chỉ nộp tờ khai khi có phát sinh khấu trừ. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc; biểu lũy tiến còn 5 bậc. Công ty cổ phần có thêm hai nguồn phát sinh khấu trừ:

• Cổ tức trả cổ đông cá nhân: khấu trừ 5% trước khi chi, kê khai vào kỳ trả cổ tức.
• Thù lao thành viên HĐQT không làm việc trực tiếp tại công ty: vẫn là thu nhập chịu thuế, phải khấu trừ và kê khai.

Hóa đơn điện tử

Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp không còn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý, nhưng mỗi tháng vẫn nên đối chiếu hóa đơn đã xuất với doanh thu trên tờ khai và xử lý ngay hóa đơn sai sót. Cần đăng ký hoặc đổi nhà cung cấp, xem dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lao động và tiền lương

Lập bảng chấm công, bảng lương; đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên; báo cáo tình hình sử dụng lao động trước ngày 05/6 và 05/12. Cổ đông vừa góp vốn vừa làm giám đốc cần có quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động và bảng lương rõ ràng, nếu không tiền lương dễ bị loại khỏi chi phí được trừ.

4. Công việc kế toán cuối năm

Khóa sổ

Trích đủ khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định lợi nhuận sau thuế chưa phân phối — con số ĐHĐCĐ sẽ dùng khi quyết định cổ tức.

Đối chiếu

Ngoài kiểm kê tiền, kho và đối chiếu công nợ, ngân hàng, kế toán công ty cổ phần phải đối chiếu thêm vốn góp trên sổ kế toán với sổ đăng ký cổ đông và vốn điều lệ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ba con số phải khớp trước khi lập báo cáo.

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất 90 ngày kể từ kết thúc năm tài chính, cùng hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Với công ty cổ phần, báo cáo này còn phải trình ĐHĐCĐ thường niên thông qua, làm căn cứ phân phối lợi nhuận. Nên hoàn thiện số liệu trước lịch họp đại hội, không đợi sát hạn nộp thuế. Tham khảo dịch vụ lập báo cáo tài chính.

Quyết toán thuế

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân hạn ngày cuối tháng thứ 3 sau năm tài chính (năm dương lịch: 31/3). Thuế suất thu nhập doanh nghiệp: 15% nếu doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% trên 3 đến 50 tỷ, 20% còn lại. Công ty nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15 nhưng vẫn phải kê khai, quyết toán. Giấy tờ cần chuẩn bị có trong bài hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp; phần thực hiện có thể giao cho dịch vụ quyết toán thuế cuối năm.

5. Hồ sơ kế toán công ty cổ phần

Bộ hồ sơ này nên sắp theo nhóm để lấy ra ngay khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc có cổ đông mới. Chứng từ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu quản lý không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.

Nhóm quan trọng và hay thiếu nhất là hồ sơ vốn góp. Sổ đăng ký cổ đông ghi tên, địa chỉ, số và loại cổ phần, ngày đăng ký của từng cổ đông, phải cập nhật sau mỗi lần góp vốn hoặc chuyển nhượng. Điều lệ cũng cần được kế toán đọc kỹ để biết nghiệp vụ nào cần nghị quyết của cấp nào. Doanh nghiệp chưa thành lập có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty cổ phần; hồ sơ nộp về Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính Đồng Nai.

6. Những vấn đề cần lưu ý về vốn và cổ đông

Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần đã bán. Khi tăng vốn, kế toán ghi theo số tiền thực nhận và nghị quyết; phần cổ đông trả cao hơn mệnh giá ghi vào thặng dư vốn cổ phần. Thủ tục đăng ký thay đổi xem tại dịch vụ tăng vốn điều lệ.

Góp vốn

Cổ đông phải thanh toán đủ cổ phần đã đăng ký mua trong 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; chưa đủ thì công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn theo số thực góp. Ví dụ, một công ty cổ phần bao bì ở phường Long Bình đăng ký vốn 3 tỷ đồng nhưng sau 90 ngày ba cổ đông mới góp 1,8 tỷ: không điều chỉnh thì sổ kế toán, sổ đăng ký cổ đông và giấy chứng nhận sẽ vênh nhau. Nên góp bằng chuyển khoản; góp bằng tài sản phải định giá và có biên bản giao nhận.

Thay đổi cổ đông

Chuyển nhượng xong phải cập nhật ngay sổ đăng ký cổ đông; tùy trường hợp còn phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh. Cổ đông cá nhân chuyển nhượng phải kê khai thuế thu nhập cá nhân; cách tính phụ thuộc loại hình và thời điểm, nên kiểm tra với kế toán trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng. Xem thêm dịch vụ thêm cổ đông, thành viên.

Cổ tức

Chỉ được chia cổ tức khi công ty có lãi sau thuế, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và bù đủ lỗ trước đó. Trình tự thường gặp:

1. Hoàn thiện báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
2. HĐQT đề xuất phương án phân phối lợi nhuận và mức cổ tức.
3. ĐHĐCĐ thường niên thông qua báo cáo tài chính và phương án cổ tức bằng nghị quyết.
4. Lập danh sách cổ đông nhận cổ tức theo sổ đăng ký cổ đông.
5. Khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân với cổ đông cá nhân, chi qua ngân hàng, kê khai.

Lỗi hay gặp ở công ty cổ phần gia đình: cổ đông rút tiền công ty rồi gọi là “cổ tức” khi chưa có nghị quyết, chưa khấu trừ thuế. Trên sổ, khoản này chỉ ghi được là phải thu cổ đông và sẽ bị hỏi khi quyết toán.

7. Dịch vụ kế toán công ty cổ phần tại Biên Hòa

Nhiều công ty cổ phần nhỏ ở Biên Hòa có 3–5 cổ đông là người quen, chưa đủ việc để tuyển kế toán chuyên trách với mức lương khoảng 8–15 triệu đồng/tháng, chưa gồm bảo hiểm xã hội phía doanh nghiệp đóng. Lưu ý: một số trường hợp người thân của người quản lý bị hạn chế làm kế toán, cần kiểm tra trước khi bố trí.

Với dịch vụ kế toán trọn gói, chúng tôi kê khai thuế định kỳ, ghi sổ, lập báo cáo tài chính, quyết toán; đồng thời theo dõi vốn góp, đối chiếu sổ đăng ký cổ đông, soạn mẫu nghị quyết cho nghiệp vụ vốn và cổ tức, tính thuế trên cổ tức và thù lao HĐQT.

Chi tiết xem bảng giá dịch vụ kế toán 2026. Công ty vừa thành lập nên đọc thêm doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán và các loại báo cáo doanh nghiệp phải lập định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Về kế toán, công ty cổ phần khác công ty TNHH ở điểm nào?

Nghĩa vụ thuế cơ bản giống nhau. Khác biệt nằm ở phần vốn: quản lý sổ đăng ký cổ đông, hạch toán thặng dư vốn cổ phần, chia cổ tức theo nghị quyết ĐHĐCĐ và khấu trừ thuế trên cổ tức.

Công ty cổ phần nhỏ có bắt buộc áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC không?

Không. Doanh nghiệp nhỏ và vừa được tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Cổ tức trả cho cổ đông cá nhân bị khấu trừ thuế bao nhiêu?

Công ty khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân trên số cổ tức trước khi chi trả, rồi kê khai số đã khấu trừ vào tờ khai của kỳ phát sinh.

Cổ đông chưa góp đủ vốn sau 90 ngày thì xử lý thế nào?

Công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng số thực góp, cập nhật sổ đăng ký cổ đông và đối chiếu để vốn trên sổ khớp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Chưa có nghị quyết ĐHĐCĐ thì có được chi cổ tức không?

Không nên. Nghị quyết phân phối lợi nhuận là chứng từ gốc của nghiệp vụ chia cổ tức; tiền rút ra khi chưa có nghị quyết chỉ ghi được là khoản phải thu cổ đông.

Hồ sơ kế toán công ty cổ phần lưu trong bao lâu?

Chứng từ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu quản lý không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.

Thông tin liên hệ

Kế Toán Biên Hòa cung cấp dịch vụ kế toán công ty cổ phần tại Biên Hòa, Đồng Nai: kế toán trọn gói theo tháng, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, hóa đơn điện tử, cùng thủ tục thành lập công ty cổ phần, tăng vốn điều lệ và thay đổi cổ đông cho doanh nghiệp tại các phường Trấn Biên, Biên Hòa, Long Bình, Tam Hiệp.