Dịch vụ kế toán trọn gói Biên Hòa gồm những gì?

Dịch vụ kế toán trọn gói là hình thức doanh nghiệp giao toàn bộ phần việc kế toán – thuế cho một đơn vị bên ngoài phụ trách, thay vì tự tuyển kế toán viên. Bài viết dưới đây liệt kê cụ thể dịch vụ kế toán trọn gói Biên Hòa bao gồm những công việc gì, phù hợp với doanh nghiệp nào, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì và quy trình phối hợp diễn ra như thế nào.

Dịch vụ kế toán trọn gói là gì?

Khái niệm

Dịch vụ kế toán trọn gói là việc doanh nghiệp ký hợp đồng với một đơn vị chuyên môn để đơn vị đó thực hiện toàn bộ công việc kế toán – thuế định kỳ: nhận và kiểm tra chứng từ, hạch toán, lập sổ sách, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm. Doanh nghiệp không phải duy trì bộ phận kế toán riêng nhưng vẫn có đầy đủ hồ sơ, sổ sách và báo cáo theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật về thuế.

Chữ “trọn gói” nằm ở chỗ: phần việc được tính theo một mức phí thỏa thuận cho cả kỳ (thường là theo tháng hoặc theo năm), thay vì tính lẻ theo từng đầu việc phát sinh.

Khác gì với thuê kế toán nội bộ?

Kế toán nội bộ là nhân sự thuộc doanh nghiệp, làm việc toàn thời gian, doanh nghiệp trả lương và các khoản bảo hiểm, đồng thời phải tự quản lý chất lượng công việc. Dịch vụ kế toán trọn gói là quan hệ hợp đồng dịch vụ: phạm vi công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của mỗi bên được ghi rõ trong hợp đồng; phía dịch vụ chịu trách nhiệm bố trí nhân sự đủ chuyên môn để hoàn thành phần việc đó.

Sự khác biệt đáng chú ý nhất không phải là chi phí, mà là cách kiểm soát rủi ro. Với kế toán nội bộ, doanh nghiệp kiểm soát bằng quản lý con người. Với dịch vụ, doanh nghiệp kiểm soát bằng hợp đồng, biên bản giao nhận chứng từ và các báo cáo định kỳ.

Những công việc thường được bao gồm

• Tiếp nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ hằng tháng.
• Hạch toán, ghi sổ, lập bộ sổ sách kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
• Kê khai và nộp các tờ khai thuế theo kỳ (tháng/quý).
• Theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào, đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Lập báo cáo tài chính năm và hồ sơ quyết toán thuế.
• Tư vấn xử lý chứng từ thiếu, sai sót và các vướng mắc phát sinh trong kỳ.

Dịch vụ kế toán trọn gói Biên Hòa gồm những công việc gì?

Dưới đây là bảy nhóm công việc mà một hợp đồng kế toán trọn gói đầy đủ thường bao trùm. Khi so sánh báo giá giữa các đơn vị, doanh nghiệp nên đối chiếu đúng theo bảy nhóm này để biết mình đang mua phạm vi công việc nào.

Tư vấn và tổ chức hệ thống kế toán

Phần việc đầu tiên diễn ra ngay khi nhận hồ sơ: xác định chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, phương pháp tính giá xuất kho, cách đánh số và lưu chứng từ, danh mục tài khoản sử dụng. Với doanh nghiệp mới, đây là bước quyết định vì tổ chức sai từ đầu sẽ khiến toàn bộ số liệu các kỳ sau phải làm lại.

Ghi nhận và xử lý chứng từ

Chứng từ doanh nghiệp chuyển sang được kiểm tra tính hợp lệ trước khi hạch toán: hóa đơn có đúng thông tin người mua, chứng từ thanh toán có phù hợp với hóa đơn, chi phí có đủ hồ sơ kèm theo. Những chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ sẽ được thông báo lại để doanh nghiệp bổ sung, thay vì đưa vào sổ rồi phát hiện khi đã quyết toán.

Lập sổ sách kế toán

Từ chứng từ đã kiểm tra, dữ liệu được hạch toán vào sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các sổ theo dõi công nợ, kho, tài sản. Bộ sổ này là căn cứ để lập báo cáo tài chính, cũng là hồ sơ cơ quan thuế yêu cầu xuất trình khi kiểm tra. Chi tiết phần việc này được trình bày trong dịch vụ làm sổ sách kế toán.

Kê khai và báo cáo thuế

Bao gồm tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân (nếu có phát sinh khấu trừ), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi thuộc diện phải nộp, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và các tờ khai khác tùy hoạt động. Việc kê khai được thực hiện theo kỳ khai thuế của doanh nghiệp và nộp qua hệ thống của cơ quan thuế bằng chữ ký số.

Lập báo cáo tài chính

Cuối năm tài chính, số liệu được kết chuyển, đối chiếu và tổng hợp thành bộ báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh. Bộ báo cáo này nộp cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và là tài liệu doanh nghiệp dùng khi làm việc với ngân hàng hoặc đối tác.

Quyết toán thuế

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân được lập kèm báo cáo tài chính. Bước này đòi hỏi rà soát lại toàn bộ chi phí trong năm: khoản nào đủ điều kiện trừ, khoản nào phải loại, khoản nào cần bổ sung hồ sơ. Xem thêm phạm vi công việc tại dịch vụ quyết toán thuế cuối năm.

Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế

Khi cơ quan thuế có thông báo, yêu cầu giải trình hoặc thực hiện kiểm tra, đơn vị dịch vụ chuẩn bị hồ sơ, giải thích số liệu do mình lập và cùng doanh nghiệp làm việc với cán bộ thuế. Đây là phần việc doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi ký: có bao gồm trong phí trọn gói hay tính riêng, và hỗ trợ trong bao lâu sau khi hợp đồng kết thúc.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói?

• Startup: giai đoạn đầu cần dồn nguồn lực cho sản phẩm và khách hàng, chưa hợp lý để trả lương cố định cho một kế toán viên.
• Doanh nghiệp nhỏ: khối lượng chứng từ vài chục đến vài trăm hóa đơn mỗi tháng, không đủ việc cho một nhân sự toàn thời gian nhưng vẫn phải kê khai đầy đủ.
• Doanh nghiệp ít nghiệp vụ: công ty tư vấn, cho thuê, đại lý – nghiệp vụ lặp lại, dễ chuẩn hóa nên chi phí thuê ngoài thấp.
• Doanh nghiệp chưa có kế toán: mới thành lập hoặc kế toán vừa nghỉ, cần người tiếp nhận ngay để không trễ hạn kê khai.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu nhân sự: giữ một nhân sự nội bộ lo thu chi – công nợ, phần thuế và sổ sách giao cho đơn vị bên ngoài.

Dịch vụ kế toán trọn gói có bao gồm kế toán trưởng không?

Câu trả lời phụ thuộc vào phạm vi hợp đồng. Phần lớn hợp đồng trọn gói ở mức tiêu chuẩn bao gồm việc lập sổ sách, kê khai, báo cáo và có người phụ trách chuyên môn ký soát xét nội bộ – nhưng không đồng nghĩa với việc bố trí một kế toán trưởng đứng tên cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đặt vấn đề kế toán trưởng khi: thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải có kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đủ điều kiện; cần người ký trên báo cáo tài chính ở vị trí kế toán trưởng; hoặc cần một người chịu trách nhiệm chuyên môn cao hơn mức ghi sổ thông thường (soát xét chính sách, phê duyệt hạch toán, kiểm soát nội bộ).

Thuê kế toán trọn gói doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp không cần tự làm sổ sách, nhưng vẫn phải giao đủ chứng từ gốc. Danh mục cần chuẩn bị hằng tháng:

• Hóa đơn: hóa đơn đầu ra đã xuất và hóa đơn đầu vào của các chi phí mua hàng, dịch vụ trong kỳ.
• Hợp đồng: hợp đồng bán hàng, hợp đồng mua hàng, hợp đồng thuê nhà, thuê dịch vụ kèm phụ lục và biên bản liên quan.
• Chứng từ ngân hàng: sổ phụ hoặc sao kê toàn bộ tài khoản của công ty, giấy báo nợ – báo có, ủy nhiệm chi.
• Chứng từ mua bán và thanh toán: phiếu thu, phiếu chi, biên nhận, phiếu nhập – xuất kho, bảng kê hàng hóa.
• Hồ sơ nhân sự: hợp đồng lao động, bảng lương, danh sách người lao động, hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh, chứng từ bảo hiểm.
• Hồ sơ pháp lý và tài khoản: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chữ ký số, tài khoản khai thuế, tài khoản hóa đơn điện tử.

Chứng từ càng gửi đúng hạn và đủ, số liệu càng ít phải điều chỉnh về sau. Ngược lại, chứng từ dồn đến cuối năm mới gửi là nguyên nhân phổ biến nhất khiến báo cáo tài chính phải làm lại.

Quy trình sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói

1. Tiếp nhận: khảo sát tình hình doanh nghiệp, xác định phạm vi công việc, ký hợp đồng và nhận hồ sơ pháp lý, tài khoản khai thuế.
2. Kiểm tra chứng từ: nhận chứng từ theo kỳ, đối chiếu tính hợp lệ, thông báo phần còn thiếu để doanh nghiệp bổ sung.
3. Hạch toán: nhập liệu, ghi sổ, theo dõi công nợ – kho – tài sản, xử lý các nghiệp vụ đặc thù.
4. Kê khai: lập tờ khai thuế của kỳ, gửi doanh nghiệp xem trước khi nộp, nộp qua hệ thống thuế điện tử.
5. Báo cáo: gửi doanh nghiệp báo cáo tình hình kỳ đó; cuối năm lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán.
6. Tư vấn: trao đổi các điểm cần lưu ý cho kỳ tiếp theo: chi phí có rủi ro bị loại, hồ sơ cần hoàn thiện, thay đổi chính sách thuế ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán trọn gói

• Chi phí cố định và dự đoán được, thấp hơn tổng chi phí duy trì một nhân sự kế toán toàn thời gian.
• Công việc kê khai – báo cáo có người chịu trách nhiệm về thời hạn, giảm rủi ro nộp trễ.
• Có đội ngũ phía sau: khi người phụ trách nghỉ, phần việc vẫn được tiếp nhận, doanh nghiệp không bị đứt mạch số liệu.
• Được cảnh báo sớm về những khoản chi phí có nguy cơ không được trừ khi quyết toán.
• Chủ doanh nghiệp không phải kiêm nhiệm việc kiểm tra chứng từ và theo hạn kê khai.

Các lợi ích này được phân tích chi tiết hơn trong bài thuê dịch vụ kế toán Biên Hòa: doanh nghiệp được lợi gì.

Chi phí dịch vụ kế toán trọn gói phụ thuộc vào yếu tố nào?

Không có một mức phí chung cho mọi doanh nghiệp, vì khối lượng công việc chênh nhau rất lớn. Các yếu tố quyết định mức phí:

Cách xác định chi phí cho từng trường hợp cụ thể được trình bày trong bài chi phí thuê dịch vụ kế toán tại Biên Hòa bao nhiêu?, hoặc xem trực tiếp bảng giá dịch vụ kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Có cần thuê kế toán trưởng không?

Tùy quy mô và yêu cầu pháp lý áp dụng với doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ cần người phụ trách kế toán đủ điều kiện, chưa đến mức phải bổ nhiệm kế toán trưởng. Trường hợp cần, đơn vị dịch vụ có thể bố trí người đủ điều kiện và phần việc này thường được tính là hạng mục riêng trong hợp đồng.

Công ty chưa phát sinh doanh thu có cần thuê không?

Có. Doanh nghiệp đã thành lập vẫn phải kê khai thuế theo kỳ, nộp báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán dù chưa phát sinh doanh thu. Chi phí cho trường hợp này thường ở mức thấp nhất trong các gói vì khối lượng chứng từ gần như không có, nhưng bỏ trống việc kê khai lại dẫn tới rủi ro bị xử phạt.

Có được hỗ trợ quyết toán thuế không?

Với hợp đồng trọn gói theo năm, hồ sơ quyết toán thuế thuộc phạm vi công việc. Nếu ký hợp đồng giữa năm, cần thống nhất rõ: đơn vị dịch vụ quyết toán cho toàn bộ năm hay chỉ chịu trách nhiệm phần kỳ mình phụ trách, và phần số liệu các kỳ trước xử lý thế nào.

Có thể thuê theo tháng không?

Được. Hợp đồng thường ký theo tháng hoặc theo năm; ký theo năm thường có mức phí thuận lợi hơn và thuận tiện khi đến kỳ quyết toán vì cùng một đơn vị theo suốt số liệu cả năm.

Thông tin liên hệ