Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ? So sánh chi tiết

Đây là quyết định gần như doanh nghiệp nào cũng phải đưa ra ít nhất một lần: thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ. Bài viết so sánh hai phương án theo tám tiêu chí, tính đủ các khoản chi phí thường bị bỏ sót, và chỉ ra mô hình kết hợp mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đang dùng.

Kế toán ngoài và kế toán nội bộ khác nhau thế nào?

Kế toán nội bộ là nhân sự thuộc doanh nghiệp, làm việc theo hợp đồng lao động, có mặt tại công ty, xử lý cả những việc phát sinh hằng ngày ngoài phạm vi sổ sách: thu chi, công nợ, kho, hành chính liên quan.

Kế toán ngoài là đơn vị cung cấp dịch vụ, làm việc theo hợp đồng dịch vụ với phạm vi công việc và thời hạn xác định. Doanh nghiệp mua kết quả công việc chứ không mua thời gian làm việc.

Khác biệt này dẫn tới mọi khác biệt còn lại: cách tính chi phí, cách kiểm soát chất lượng, mức độ linh hoạt và cách xử lý khi có sự cố nhân sự.

So sánh kế toán ngoài và kế toán nội bộ

Chi phí thuê kế toán ngoài và chi phí nhân sự kế toán nội bộ

So sánh chỉ đúng khi tính đủ. Chi phí thật của một kế toán nội bộ gồm nhiều khoản ngoài lương:

Với doanh nghiệp có vài chục đến vài trăm chứng từ mỗi tháng, tổng chi phí duy trì một kế toán nội bộ thường cao hơn đáng kể so với phí dịch vụ cho cùng phạm vi công việc. Khoảng cách này thu hẹp dần khi khối lượng nghiệp vụ tăng lên, và đảo chiều khi doanh nghiệp cần người xử lý công việc liên tục trong ngày.

Các yếu tố cấu thành phí dịch vụ được phân tích trong bài chi phí thuê dịch vụ kế toán tại Biên Hòa.

Khi nào nên thuê kế toán ngoài?

• Khối lượng chứng từ chưa đủ cho một nhân sự toàn thời gian.
• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có bộ máy kế toán.
• Nghiệp vụ lặp lại, phát sinh theo kỳ chứ không theo ngày.
• Cần chuyên môn cho phần thuế, báo cáo tài chính, quyết toán nhiều hơn là cần người trực tại công ty.
• Muốn chi phí cố định, dự đoán được và không phải quản lý nhân sự chuyên môn.
• Vừa mất kế toán, cần tiếp nhận ngay để không trễ hạn kê khai.

Khi nào nên tuyển kế toán nội bộ?

• Thu chi, xuất nhập kho phát sinh liên tục trong ngày, cần người xử lý tại chỗ.
• Doanh nghiệp có nhiều điểm bán, nhiều kho, nhiều dòng tiền song song.
• Cần người theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng thường xuyên.
• Ban giám đốc cần báo cáo quản trị nội bộ theo tuần hoặc theo ngày.
• Doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật rất cao với dữ liệu giá vốn, khách hàng.
• Quy mô đã đủ lớn để khối lượng công việc lấp đầy thời gian của một hoặc nhiều nhân sự.

Mô hình kết hợp: kế toán nội bộ + dịch vụ bên ngoài

Đây là mô hình nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đang dùng, vì tận dụng được ưu thế của cả hai bên. Cách phân vai phổ biến:

Ưu điểm: doanh nghiệp vẫn có người nắm vận hành hằng ngày, đồng thời phần chuyên môn cao được một đơn vị chịu trách nhiệm; lương nhân sự nội bộ ở mức thấp hơn so với tuyển một kế toán tổng hợp có kinh nghiệm.

Điều kiện để mô hình chạy tốt: phân vai bằng văn bản, thống nhất lịch giao chứng từ và quy định rõ ai chịu trách nhiệm với từng đầu ra. Nếu để chồng lấn, cả hai bên đều cho rằng bên kia đã làm.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn phương án nào?

Với doanh nghiệp dưới khoảng 10 lao động, chứng từ vài chục đến khoảng 150 mỗi tháng, không có kho phức tạp: thuê ngoài thường hợp lý hơn. Chi phí thấp hơn, chuyên môn tốt hơn mức doanh nghiệp có thể tuyển được với ngân sách tương ứng.

Nếu doanh nghiệp có bán lẻ, thu tiền mặt hằng ngày, nên bố trí một nhân sự nội bộ mức cơ bản lo thu chi và chứng từ, phần còn lại giao cho dịch vụ. Xem thêm dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ tại Biên Hòa.

Doanh nghiệp đang phát triển nên chọn phương án nào?

Giai đoạn tăng trưởng là lúc số liệu dễ mất kiểm soát nhất: doanh thu tăng, chứng từ tăng, thêm mảng kinh doanh, thêm nhân sự. Lộ trình thường hợp lý:

1. Giai đoạn đầu: thuê ngoài toàn bộ để có hệ thống chuẩn với chi phí thấp.
2. Khi nghiệp vụ hằng ngày tăng: tuyển một kế toán nội bộ lo vận hành, giữ dịch vụ bên ngoài cho phần sổ sách – thuế.
3. Khi quy mô đủ lớn: xây bộ phận kế toán nội bộ đầy đủ, chuyển dịch vụ bên ngoài sang vai trò soát xét độc lập và tư vấn.

Chuyển từng bước như vậy giúp doanh nghiệp không phải gánh chi phí nhân sự trước khi thực sự cần, đồng thời không để khoảng trống chuyên môn trong lúc mở rộng.

Câu hỏi thường gặp

Thuê ngoài có rẻ hơn tuyển nội bộ không?

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì thường rẻ hơn, vì phí dịch vụ chỉ tính theo khối lượng công việc thật, trong khi nhân sự nội bộ là chi phí cố định kèm nhiều khoản đi theo. Khi khối lượng nghiệp vụ đủ lớn để lấp đầy thời gian một nhân sự, khoảng cách này thu hẹp.

Thuê ngoài thì ai chịu trách nhiệm nếu bị phạt thuế?

Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế; phần trách nhiệm giữa hai bên do hợp đồng dịch vụ quy định. Vì vậy hợp đồng cần ghi rõ trường hợp nào bên dịch vụ chịu và mức bồi thường ra sao.

Đang có kế toán nội bộ, thuê thêm dịch vụ có lãng phí không?

Không, nếu phân vai rõ như mô hình kết hợp ở trên. Nhiều doanh nghiệp giữ nội bộ lo vận hành và giao phần thuế – sổ sách cho dịch vụ để có thêm một lớp soát xét.

Chuyển từ thuê ngoài sang nội bộ có khó không?

Không, miễn là đơn vị dịch vụ bàn giao đầy đủ sổ sách, dữ liệu và hồ sơ đã nộp. Nên đưa nghĩa vụ bàn giao vào hợp đồng ngay từ đầu.

Doanh nghiệp mới thành lập nên bắt đầu bằng phương án nào?

Phần lớn nên bắt đầu bằng thuê ngoài để tổ chức hệ thống đúng với chi phí thấp – xem bài doanh nghiệp mới thành lập có nên thuê dịch vụ kế toán và khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài.

Thông tin liên hệ