Khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê kế toán ngoài, và cũng không phải lúc nào thuê cũng là quyết định đúng. Bài viết đưa ra bảy dấu hiệu cho thấy đã đến lúc, kèm phần ngược lại – khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài và khi nào nên tiếp tục tự làm – để chủ doanh nghiệp tự đối chiếu với tình hình của mình.

Kế toán ngoài là gì?

Kế toán ngoài (thuê ngoài dịch vụ kế toán) là việc doanh nghiệp ký hợp đồng với một đơn vị bên ngoài để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán – thuế, thay vì tuyển nhân sự kế toán vào làm việc chính thức.

Điểm khác biệt cốt lõi so với kế toán nội bộ: quan hệ được điều chỉnh bằng hợp đồng dịch vụ với phạm vi công việc, thời hạn và trách nhiệm ghi rõ, thay vì bằng quan hệ lao động.

7 dấu hiệu doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài

Chưa có kế toán chuyên trách

Việc kế toán đang do chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự hành chính kiêm nhiệm. Phần thu chi có thể ổn, nhưng kê khai thuế, sổ sách và báo cáo tài chính là công việc chuyên môn – làm sai thường chỉ phát hiện khi đã muộn.

Khối lượng chứng từ tăng

Số hóa đơn mỗi tháng tăng gấp đôi, gấp ba so với trước; xuất hiện thêm kho hàng, thêm tài khoản ngân hàng, thêm mảng kinh doanh. Người đang kiêm nhiệm không còn theo kịp.

Không kiểm soát được số liệu

Không biết chính xác công nợ phải thu là bao nhiêu, tồn kho thực tế bao nhiêu, lãi lỗ đến đâu. Khi cần một con số, phải mất vài ngày tổng hợp lại.

Thường xuyên chậm báo cáo

Kê khai sát hạn hoặc quá hạn, báo cáo tài chính năm nào cũng làm gấp vào phút chót. Đây là dấu hiệu khối lượng công việc đã vượt năng lực hiện có.

Lo lắng về sai sót thuế

Không chắc chi phí nào được trừ, hồ sơ nào còn thiếu, hóa đơn nào có rủi ro. Cảm giác bất an này thường đúng – và cách xử lý rẻ nhất là soát xét sớm.

Chi phí tuyển kế toán quá cao so với khối lượng việc

Doanh nghiệp phải trả đủ lương tháng, bảo hiểm và các khoản kèm theo cho một khối lượng công việc chỉ chiếm một phần thời gian.

Doanh nghiệp đang mở rộng

Mở thêm chi nhánh, thêm ngành nghề, tăng vốn, chuẩn bị vay vốn hoặc gọi vốn. Những giai đoạn này đòi hỏi số liệu chuẩn và hồ sơ sạch, không nên để bộ máy kế toán chạy theo sau.

Doanh nghiệp nào phù hợp với kế toán ngoài?

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa xây bộ máy kế toán.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nghiệp vụ lặp lại: thương mại, dịch vụ, tư vấn.
• Doanh nghiệp có kế toán nội bộ lo vận hành, cần bên ngoài lo sổ sách và thuế.
• Doanh nghiệp cần xử lý phần việc theo kỳ: báo cáo tài chính, quyết toán, soát xét trước kiểm tra.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện đặt tại địa phương khác trụ sở chính.
• Doanh nghiệp đang tạm ngừng hoặc hoạt động cầm chừng nhưng vẫn phải kê khai đầy đủ.

Khi nào chưa cần thuê kế toán ngoài?

Có những trường hợp thuê ngoài chưa mang lại lợi ích tương xứng:

• Đã có bộ phận kế toán vận hành tốt. Số liệu kịp thời, kê khai đúng hạn, quyết toán không phát sinh vấn đề – lúc này thuê thêm chỉ tạo trùng lặp.
• Nghiệp vụ phát sinh liên tục trong ngày và cần người trực tại chỗ. Bán lẻ nhiều điểm, kho xuất nhập liên tục, thu chi tiền mặt lớn – mô hình thuê ngoài thuần túy khó đáp ứng.
• Chủ doanh nghiệp có chuyên môn kế toán và công ty gần như chưa phát sinh nghiệp vụ. Tự làm vẫn kiểm soát được.
• Doanh nghiệp yêu cầu bảo mật đặc biệt cao với dữ liệu giá vốn, khách hàng và chưa sẵn sàng chia sẻ ra bên ngoài.
• Đang trong giai đoạn tái cấu trúc, số liệu chưa chốt. Nên hoàn tất việc chốt số trước rồi mới chuyển giao.

Thuê kế toán ngoài có những hình thức nào?

Kế toán ngoài làm được những gì?

• Tổ chức hệ thống kế toán, chọn chế độ kế toán và quy trình chứng từ.
• Hạch toán, ghi sổ và lập bộ sổ sách kế toán đầy đủ.
• Kê khai và nộp các tờ khai thuế theo kỳ; theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào.
• Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế năm.
• Soát xét số liệu kỳ trước, hoàn thiện hồ sơ chi phí còn thiếu.
• Hỗ trợ giải trình và làm việc với cơ quan thuế khi có kiểm tra.
• Tư vấn các nghiệp vụ phát sinh: hợp đồng, hóa đơn, chi phí, lao động – bảo hiểm.

Phần việc kế toán ngoài khó thay thế: theo dõi thu chi hằng ngày tại công ty, thu hồi công nợ, kiểm kê kho đột xuất, tham gia điều hành nội bộ. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chọn mô hình kết hợp.

Chi phí thuê kế toán ngoài

Phí phụ thuộc khối lượng chứng từ, ngành nghề, số lao động, phạm vi công việc và tình trạng số liệu hiện có. Điểm quan trọng khi so sánh báo giá là đối chiếu đúng phạm vi: nhiều báo giá thấp không bao gồm báo cáo tài chính, quyết toán hay hỗ trợ giải trình.

Cách tính chi tiết có trong bài chi phí thuê dịch vụ kế toán tại Biên Hòa bao nhiêu?; mức phí theo quy mô xem tại bảng giá dịch vụ kế toán.

Checklist lựa chọn đơn vị kế toán ngoài

1. Đơn vị có tư cách pháp nhân, địa chỉ làm việc rõ ràng, có thể đến gặp trực tiếp.
2. Người phụ trách chuyên môn có chứng chỉ và kinh nghiệm phù hợp với ngành của doanh nghiệp.
3. Hợp đồng liệt kê từng đầu việc, thời hạn hoàn thành và những hạng mục tính phí riêng.
4. Có điều khoản bảo mật và điều khoản trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
5. Có quy trình giao – nhận chứng từ được xác nhận bằng văn bản hoặc biên bản điện tử.
6. Gửi báo cáo định kỳ: tờ khai đã nộp, bảng cân đối phát sinh, công nợ, kết quả kinh doanh.
7. Nói rõ ai trực tiếp phụ trách hồ sơ và thời gian phản hồi khi doanh nghiệp cần hỏi.
8. Cam kết bàn giao đầy đủ sổ sách, dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Thuê kế toán ngoài rồi doanh nghiệp còn chịu trách nhiệm không?

Có. Trước cơ quan thuế, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm về hồ sơ đã nộp. Hợp đồng dịch vụ xác định trách nhiệm giữa hai bên, gồm cả phần bồi thường khi sai sót do bên dịch vụ gây ra – vì vậy điều khoản này cần ghi rõ.

Chuyển đổi từ kế toán nội bộ sang thuê ngoài mất bao lâu?

Thường mất một đến hai tuần cho việc bàn giao dữ liệu, chứng từ và rà soát tình trạng số liệu. Thời điểm thuận lợi nhất để chuyển là đầu năm tài chính hoặc đầu quý.

Có thể thuê ngoài chỉ một phần công việc không?

Được. Phổ biến nhất là thuê phần thuế và sổ sách, giữ lại phần thu chi – công nợ cho nội bộ. Xem thêm dịch vụ kế toán thuế.

Đang bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, thuê ngoài lúc này có kịp không?

Kịp, nhưng cần cung cấp đủ chứng từ và hồ sơ đã nộp trước đó. Việc đầu tiên là rà soát nội dung được yêu cầu giải trình, đối chiếu số liệu rồi mới chuẩn bị văn bản trả lời.

Nên chọn thuê ngoài hay tuyển nội bộ?

Phụ thuộc khối lượng công việc, nhu cầu có người trực tại chỗ và ngân sách. Bài thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ so sánh chi tiết hai phương án.

Thông tin liên hệ