Thuê dịch vụ kế toán Biên Hòa: Doanh nghiệp được lợi gì?

Quyết định thuê dịch vụ kế toán Biên Hòa hay tự duy trì bộ phận kế toán không nằm ở chỗ cái nào “tốt hơn”, mà ở chỗ khối lượng công việc và mức rủi ro của doanh nghiệp đang ở đâu. Bài viết phân tích tám lợi ích cụ thể, so sánh chi phí với phương án tuyển kế toán nội bộ, đồng thời nói rõ những rủi ro cần lường trước và cách chọn đơn vị kế toán uy tín.

Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán?

Ba nguyên nhân thực tế đứng sau xu hướng này.

Thứ nhất, phần việc kế toán – thuế ngày càng gắn với dữ liệu điện tử. Hóa đơn điện tử, tờ khai điện tử, dữ liệu bảo hiểm và dữ liệu ngân hàng đều được đối chiếu chéo. Số liệu doanh nghiệp khai không còn tồn tại độc lập, nên sai lệch bị phát hiện nhanh hơn trước.

Thứ hai, chi phí thực của một kế toán nội bộ cao hơn con số lương. Ngoài lương còn có bảo hiểm, chi phí tuyển dụng, đào tạo, phần mềm, chỗ làm việc và khoảng trống khi nhân sự nghỉ việc.

Thứ ba, doanh nghiệp nhỏ thường không đủ việc cho một nhân sự toàn thời gian nhưng vẫn phải làm đủ mọi đầu việc luật định. Thuê ngoài cho phép trả tiền theo khối lượng công việc thật.

8 lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán

Tiết kiệm chi phí nhân sự

Doanh nghiệp trả một mức phí theo phạm vi công việc, không phát sinh bảo hiểm, phụ cấp, thưởng, chi phí tuyển dụng hay chi phí đào tạo lại khi có thay đổi chính sách thuế. Với doanh nghiệp có vài chục đến vài trăm chứng từ mỗi tháng, mức phí dịch vụ thường chỉ bằng một phần chi phí duy trì một kế toán viên.

Giảm áp lực quản lý kế toán

Chủ doanh nghiệp không phải kiểm tra xem kế toán đã kê khai chưa, đã đối chiếu hóa đơn chưa, đã lưu chứng từ đúng cách chưa. Những việc đó thuộc trách nhiệm của bên dịch vụ và được thể hiện bằng báo cáo định kỳ.

Hạn chế sai sót về thuế

Đơn vị dịch vụ làm cùng một loại công việc cho nhiều doanh nghiệp nên nhận diện nhanh các lỗi phổ biến: chi phí thiếu hồ sơ chứng minh, hóa đơn sai thông tin, thanh toán không đúng hình thức yêu cầu, kê khai lệch kỳ. Phát hiện trong kỳ luôn dễ xử lý hơn phát hiện khi đã quyết toán.

Đảm bảo công việc kế toán được thực hiện đúng hạn

Hạn kê khai, hạn nộp báo cáo là nghĩa vụ có thời điểm cố định. Trong hợp đồng dịch vụ, thời hạn hoàn thành từng đầu việc được ghi rõ, kèm trách nhiệm nếu chậm trễ do lỗi của bên cung cấp dịch vụ.

Có đội ngũ chuyên môn hỗ trợ

Một nghiệp vụ khó – tính giá thành, xử lý hàng tồn kho âm, chi phí lãi vay, hợp đồng có yếu tố nước ngoài – thường vượt phạm vi kinh nghiệm của một kế toán viên đơn lẻ. Ở đơn vị dịch vụ, phần việc đó được người có chuyên môn phù hợp xử lý.

Chủ doanh nghiệp có thêm thời gian điều hành

Đây là lợi ích ít được ghi thành số nhưng ảnh hưởng lớn nhất với doanh nghiệp nhỏ: thời gian của người chủ được dùng cho bán hàng, sản phẩm và vận hành thay vì đi thu gom chứng từ và tra cứu quy định.

Hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra

Số liệu do đơn vị dịch vụ lập thì đơn vị đó giải trình. Việc chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu số liệu, giải thích cách hạch toán được thực hiện bởi người trực tiếp làm sổ, thay vì doanh nghiệp phải tự dựng lại toàn bộ câu chuyện số liệu của các năm trước.

Có thêm tư vấn về tài chính – thuế

Trong quá trình làm sổ, đơn vị dịch vụ nhìn thấy cấu trúc chi phí, dòng tiền và công nợ của doanh nghiệp. Từ đó có thể tư vấn những điều chỉnh đơn giản nhưng hữu ích: hoàn thiện hồ sơ chi phí để không bị loại khi quyết toán, sắp xếp thời điểm xuất hóa đơn, chuẩn hóa hợp đồng với khách hàng.

So sánh chi phí thuê dịch vụ và thuê kế toán nội bộ

Bài thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ tính chi tiết từng khoản chi phí của hai phương án.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ kế toán?

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có bộ máy kế toán.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa với khối lượng chứng từ chưa đủ cho một nhân sự toàn thời gian.
• Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, tư vấn có nghiệp vụ lặp lại.
• Doanh nghiệp đang có kế toán nội bộ lo phần thu chi – công nợ, cần bên ngoài phụ trách sổ sách và thuế.
• Doanh nghiệp vừa bị gián đoạn vì kế toán nghỉ việc, cần tiếp nhận ngay để không trễ hạn kê khai.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở tỉnh khác đặt tại Biên Hòa – Đồng Nai.

Thuê dịch vụ kế toán có rủi ro gì không?

Có, và biết trước là cách tốt nhất để kiểm soát.

Bảo mật thông tin

Doanh nghiệp giao cho bên ngoài toàn bộ dữ liệu doanh thu, chi phí, khách hàng, lương nhân sự. Cần điều khoản bảo mật trong hợp đồng, quy định rõ ai được tiếp cận dữ liệu, dữ liệu lưu ở đâu và xử lý thế nào khi kết thúc hợp đồng.

Chất lượng công việc không đồng đều

Một số đơn vị nhận quá nhiều hợp đồng so với năng lực, dẫn đến làm gộp cuối kỳ, hạch toán cho “đủ số” thay vì phản ánh đúng nghiệp vụ. Dấu hiệu nhận biết: không yêu cầu bổ sung chứng từ thiếu, không gửi báo cáo định kỳ, không trao đổi gì suốt kỳ.

Trách nhiệm khi xảy ra sai sót

Nếu hợp đồng không ghi rõ, doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế. Cần thống nhất trước: phần sai do bên dịch vụ gây ra được xử lý và bồi thường như thế nào.

Hợp đồng thiếu chi tiết

Phạm vi công việc mô tả chung chung là nguồn tranh chấp phổ biến nhất: đến kỳ quyết toán mới phát hiện hạng mục cần làm không nằm trong phí đã trả.

Làm sao lựa chọn đơn vị kế toán uy tín?

• Có tư cách pháp nhân rõ ràng, địa chỉ làm việc cụ thể, có thể đến gặp trực tiếp.
• Người phụ trách chuyên môn có chứng chỉ và kinh nghiệm phù hợp với ngành của doanh nghiệp.
• Hợp đồng ghi rõ phạm vi từng đầu việc, thời hạn hoàn thành, phí và điều khoản trách nhiệm.
• Có quy trình giao – nhận chứng từ được xác nhận bằng văn bản hoặc biên bản điện tử.
• Gửi báo cáo định kỳ và chủ động trao đổi các điểm cần lưu ý, không chỉ xuất hiện vào kỳ quyết toán.
• Sẵn sàng cho biết đang phụ trách bao nhiêu doanh nghiệp và ai là người trực tiếp làm hồ sơ cho mình.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi ký hợp đồng

1. Phí đã bao gồm báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế năm chưa?
2. Ai là người trực tiếp phụ trách hồ sơ, liên hệ qua kênh nào, thời gian phản hồi bao lâu?
3. Hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra có tính thêm phí không, hỗ trợ trong bao lâu?
4. Nếu chứng từ doanh nghiệp gửi trễ thì xử lý thế nào, có phụ phí không?
5. Số liệu và sổ sách bàn giao lại cho doanh nghiệp ở dạng gì khi kết thúc hợp đồng?
6. Trường hợp có sai sót do bên dịch vụ, mức trách nhiệm được xác định ra sao?
7. Có bao gồm phần việc liên quan hóa đơn điện tử, chữ ký số, bảo hiểm xã hội không?

Câu hỏi thường gặp

Thuê dịch vụ kế toán có phải chuyển toàn bộ chứng từ gốc đi không?

Không nhất thiết. Nhiều doanh nghiệp gửi bản chụp hoặc dữ liệu điện tử để hạch toán trong kỳ, chứng từ gốc vẫn lưu tại công ty và chỉ tập hợp lại khi cần đóng bộ hồ sơ. Cách làm cần thống nhất từ đầu và ghi vào quy trình giao nhận.

Doanh nghiệp có còn kiểm soát được số liệu của mình không?

Có, nếu yêu cầu báo cáo định kỳ. Tối thiểu nên nhận: tờ khai đã nộp kèm giấy nộp tờ khai, bảng cân đối phát sinh, tình hình công nợ và kết quả kinh doanh của kỳ.

Đang có kế toán nội bộ thì thuê dịch vụ có trùng việc không?

Không, nếu phân vai rõ. Mô hình phổ biến: kế toán nội bộ lo thu chi, công nợ, kho, lương; đơn vị dịch vụ lo sổ sách, thuế, báo cáo tài chính và quyết toán. Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ.

Chi phí thuê dịch vụ kế toán khoảng bao nhiêu?

Phụ thuộc khối lượng chứng từ, ngành nghề, số lao động và phạm vi công việc. Tham khảo bài chi phí thuê dịch vụ kế toán tại Biên Hòa hoặc bảng giá dịch vụ kế toán.

Thông tin liên hệ