Kế toán công ty TNHH không chỉ là kê khai thuế mỗi quý. Đó là chuỗi việc chạy liên tục: gom hóa đơn hằng ngày, khai thuế theo kỳ, khóa sổ và lập báo cáo cuối năm, cộng thêm vài nghĩa vụ riêng của loại hình trách nhiệm hữu hạn như sổ đăng ký thành viên hay thời hạn góp vốn. Bài viết liệt kê từng nhóm công việc, hồ sơ cần giữ và cách tổ chức kế toán cho công ty mới, cập nhật theo quy định năm 2026.
1. Kế toán công ty TNHH là gì?
Kế toán công ty TNHH là người, bộ phận hoặc đơn vị dịch vụ ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kinh tế của công ty, từ đó lập sổ sách, tờ khai thuế và báo cáo tài chính theo Luật Kế toán 88/2015/QH13. Về nghiệp vụ, công việc không khác nhiều so với loại hình khác. Điểm khác nằm ở cơ cấu sở hữu và cách chia lợi nhuận, nên kế toán doanh nghiệp TNHH phải theo dõi thêm phần vốn góp của từng thành viên.
Vai trò của kế toán trong công ty TNHH
- Tuân thủ: nộp tờ khai, báo cáo tài chính, quyết toán đúng hạn để tránh bị phạt.
- Quản trị: cho chủ sở hữu biết công ty lãi hay lỗ, tiền nằm ở đâu, khách nào còn nợ.
- Bảo vệ quyền lợi thành viên: với công ty hai thành viên trở lên, số liệu kế toán là căn cứ chia lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp.
Điểm riêng: TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên
| Tiêu chí | TNHH một thành viên | TNHH hai thành viên trở lên |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu | Một cá nhân hoặc một tổ chức | Từ 2 đến tối đa 50 thành viên |
| Hồ sơ vốn góp | Theo dõi vốn chủ sở hữu góp | Lập và lưu sổ đăng ký thành viên, cấp giấy chứng nhận phần vốn góp |
| Chia lợi nhuận | Chủ sở hữu quyết định | Theo tỷ lệ vốn góp, có biên bản họp Hội đồng thành viên |
| Lương người quản lý | Lương của chủ sở hữu là cá nhân cần xem kỹ khả năng tính vào chi phí | Thành viên có hợp đồng lao động, trực tiếp làm việc thì hạch toán như người lao động |
Nếu đang cân nhắc giữa TNHH và cổ phần, có thể đọc thêm bài kế toán công ty cổ phần để so sánh khối lượng công việc.
Công ty TNHH có bắt buộc phải có kế toán không?
Có. Mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán và lập báo cáo tài chính năm. Công ty mới thành lập phải mở sổ kế toán từ ngày thành lập, không đợi đến khi có doanh thu. Tuy vậy, doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc có kế toán trưởng. Lưu ý thêm: một số trường hợp người thân của người quản lý bị hạn chế làm kế toán, cần kiểm tra trước khi bố trí.
Có thể thuê dịch vụ kế toán bên ngoài không?
Được. Luật cho phép thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hợp pháp để làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng. Phần lớn công ty TNHH nhỏ ở Biên Hòa đang làm theo cách này. So sánh hai phương án nằm trong bài thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ.
2. Công việc kế toán công ty TNHH hằng ngày
Trong các công việc kế toán công ty TNHH, phần hằng ngày ít được chú ý nhưng quyết định chất lượng mọi báo cáo phía sau.
Thu thập và kiểm tra hóa đơn, chứng từ
- Tên, mã số thuế, địa chỉ công ty ghi đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Người bán còn hoạt động, hóa đơn hợp lệ trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT.
Ví dụ: một xưởng cơ khí nhỏ ở phường Long Bình mua vật tư 7 triệu đồng, trả tiền mặt cho tiện. Hóa đơn hợp lệ nhưng thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.
Hạch toán doanh thu, chi phí
Doanh thu ghi nhận khi giao hàng, cung cấp dịch vụ; chi phí ghi nhận khi có đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán. Công ty TNHH nhỏ và vừa vẫn được áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hoặc tự nguyện chọn Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026). Chọn chế độ nào thì dùng thống nhất cả năm.
Riêng lương của chủ sở hữu và thành viên cần hạch toán cẩn thận:
- Công ty một thành viên do một cá nhân làm chủ: tiền lương trả cho chính chủ sở hữu thường không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Công ty vẫn chi được, nhưng phải loại ra khi quyết toán.
- Công ty hai thành viên trở lên: thành viên ký hợp đồng lao động, trực tiếp làm việc, có bảng chấm công và bảng lương thì lương hạch toán như người lao động khác.
Quy định chi phí được trừ có thể được hướng dẫn lại theo luật thuế mới, nên doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán trước khi chốt mức lương cho chủ sở hữu.
Theo dõi công nợ
Mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp: số phát sinh, đã thu hoặc đã trả, số còn lại, hạn thanh toán. Bảng tuổi nợ hằng tháng giúp chủ doanh nghiệp nhắc sớm các khoản sắp quá hạn.
Theo dõi thu – chi, ngân hàng
- Lập phiếu thu, phiếu chi cho mọi giao dịch tiền mặt, đủ chữ ký.
- Đối chiếu sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng hằng tháng.
- Tách bạch tiền công ty và tiền cá nhân của chủ sở hữu. Lỗi hay gặp ở công ty một thành viên là chủ dùng tài khoản cá nhân nhận tiền khách, khiến sổ quỹ không khớp.
Quản lý chứng từ kế toán
Chứng từ sắp xếp theo tháng, theo loại, đánh số khớp với sổ. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp tìm ra trong vài phút thay vì vài ngày. Nếu chưa có người làm đều đặn, tham khảo dịch vụ làm sổ sách kế toán.
3. Công việc kế toán theo tháng/quý
Công ty mới thành lập khai GTGT theo quý; đủ 12 tháng thì xác định lại theo doanh thu năm trước, không quá 50 tỷ đồng vẫn khai theo quý.
Kê khai thuế
- Khai theo tháng: hạn ngày 20 của tháng sau.
- Khai theo quý: hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
- Thuế TNDN: không nộp tờ khai tạm tính quý, chỉ tạm nộp tiền, hạn ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Từ 01/7/2026, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP có hiệu lực nhưng các mốc trên giữ nguyên. Lịch chi tiết xem ở bài lịch kê khai và nộp thuế doanh nghiệp.
Thuế GTGT
- Thuế suất giảm từ 10% xuống 8% đến hết 31/12/2026 cho nhóm hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện; có nhóm bị loại trừ.
- Kỳ không phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai, trừ khi đã tạm ngừng kinh doanh.
- Nộp chậm tờ khai 1–30 ngày có thể bị phạt 2–5 triệu đồng, kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu có số thuế phải nộp.
Thuế TNCN
Công ty trả lương khấu trừ thuế TNCN, khai cùng kỳ với GTGT và chỉ nộp tờ khai khi có phát sinh khấu trừ. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, biểu lũy tiến còn 5 bậc. Song song là đăng ký và đóng BHXH hằng tháng cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên.
Hóa đơn điện tử
Kế toán quản lý việc phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ 01/7/2026. Doanh nghiệp không còn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Nếu phần mềm hiện tại hay lỗi khi điều chỉnh, xem dịch vụ hóa đơn điện tử.
Báo cáo và hồ sơ liên quan
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động: 6 tháng đầu năm trước ngày 05/6, cả năm trước ngày 05/12.
- Báo cáo quản trị nội bộ hằng tháng cho chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên.
- Không còn tờ khai lệ phí môn bài: lệ phí này đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15.
4. Công việc kế toán cuối năm
Với năm tài chính theo năm dương lịch, quyết toán TNDN, quyết toán TNCN và nộp báo cáo tài chính cùng có hạn 31/3 năm sau.
Đối chiếu số liệu
- Kiểm kê tiền mặt, đối chiếu số dư ngân hàng cuối năm.
- Kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định; xử lý chênh lệch.
- Đối chiếu tờ khai GTGT cả năm với sổ doanh thu, tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng điện tử.
Kiểm tra công nợ
Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng và nhà cung cấp chính. Với công ty hai thành viên trở lên, rà luôn các khoản thành viên tạm ứng hoặc mượn tiền công ty, vì đây là điểm dễ tranh cãi khi chia lợi nhuận.
Lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính, kèm hồ sơ quyết toán TNDN. Năm đầu hoạt động ngắn hơn 90 ngày được cộng vào kỳ kế toán năm sau, tổng không quá 15 tháng. Tham khảo dịch vụ lập báo cáo tài chính.
Quyết toán thuế
- Thuế TNDN: 15% với doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, 20% còn lại. Công ty nhỏ và vừa mới thành lập được miễn thuế TNDN 3 năm nhưng vẫn phải kê khai, quyết toán.
- Thuế TNCN: quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền.
- Chi phí loại trừ: lương chủ sở hữu công ty một thành viên, chi phí thiếu hóa đơn, chi tiền mặt từ 5 triệu đồng.
Phát hiện sai sót sau khi nộp, doanh nghiệp được khai bổ sung trong 5 năm. Xem dịch vụ quyết toán thuế cuối năm.
Lưu trữ hồ sơ
In và ký sổ kế toán, đóng tập chứng từ cả năm, sao lưu dữ liệu phần mềm. Chia lợi nhuận cho thành viên chỉ nên làm sau khi quyết toán, hoàn thành nghĩa vụ thuế và bù hết lỗ các năm trước.
5. Hồ sơ kế toán công ty TNHH cần lưu trữ
Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu quản lý không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.
| Loại hồ sơ | Gồm những gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hóa đơn | Hóa đơn đầu ra, đầu vào, hóa đơn điều chỉnh, thay thế | Lưu cả file XML, không chỉ PDF |
| Hợp đồng | Hợp đồng mua bán, dịch vụ, thuê nhà xưởng, biên bản nghiệm thu | Khớp với hóa đơn về giá trị, thời điểm |
| Phiếu thu/chi | Phiếu thu, phiếu chi, đề nghị tạm ứng, thanh toán | Đủ chữ ký, đánh số liên tục |
| Sao kê ngân hàng | Sao kê từng tài khoản, ủy nhiệm chi, giấy báo có | Chứng từ thanh toán cho hóa đơn từ 5 triệu đồng |
| Hồ sơ lao động | Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ BHXH | Căn cứ để lương được tính vào chi phí |
| Chứng từ thuế | Tờ khai, giấy nộp tiền, thông báo của cơ quan thuế | Tải bản điện tử về lưu |
Công ty TNHH cần giữ thêm hồ sơ về vốn: điều lệ, sổ đăng ký thành viên, giấy chứng nhận phần vốn góp, chứng từ góp vốn qua ngân hàng, biên bản chia lợi nhuận. Khi thành viên chuyển nhượng phần vốn, cách tính thuế TNCN phụ thuộc loại hình và thời điểm, nên kiểm tra với kế toán trước khi ký hợp đồng.
6. Công ty TNHH mới thành lập nên tổ chức kế toán như thế nào?
- Góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nên chuyển khoản vào tài khoản công ty. Không góp đủ thì phải đăng ký điều chỉnh vốn.
- Lập sổ đăng ký thành viên (công ty hai thành viên trở lên) và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp.
- Mở sổ kế toán từ ngày thành lập, ghi nhận cả chi phí trước khi có doanh thu.
- Chọn chế độ kế toán Thông tư 133 hoặc Thông tư 99 và phần mềm, thống nhất từ đầu.
- Bố trí người phụ trách kế toán: nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ.
- Hoàn tất thủ tục thuế ban đầu: chữ ký số, thuế điện tử, hóa đơn điện tử.
- Quy định luân chuyển chứng từ: ai nhận hóa đơn, gửi kế toán ngày nào, ai duyệt chi.
Lưu ý: một công ty TNHH hai thành viên ở phường Tam Hiệp đăng ký vốn 5 tỷ đồng nhưng chỉ chuyển vào tài khoản 500 triệu, quá 90 ngày không điều chỉnh, đến khi quyết toán mới phát hiện và phải xử lý lại cả hồ sơ lẫn sổ sách.
Các bước năm đầu được trình bày đầy đủ trong bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán; thời điểm mở sổ xem ở bài doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào. Nếu chưa đăng ký, có thể bắt đầu từ dịch vụ thành lập công ty TNHH để hồ sơ vốn và thuế được chuẩn bị đồng bộ.
7. Thuê dịch vụ kế toán công ty TNHH tại Biên Hòa
Khi nào nên thuê ngoài
- Công ty có dưới 50 hóa đơn mỗi tháng, chưa đủ việc cho một kế toán toàn thời gian.
- Chủ doanh nghiệp đang tự làm, không chắc tờ khai đã đúng.
- Công ty vừa thành lập, cần thiết lập sổ sách ngay từ đầu.
- Kế toán nội bộ nghỉ việc giữa năm, cần người tiếp quản.
Tuyển kế toán nội bộ tốn khoảng 8–15 triệu đồng/tháng tùy kinh nghiệm, chưa gồm BHXH phía doanh nghiệp đóng, trong khi khối lượng việc của công ty nhỏ chỉ vài ngày mỗi tháng.
Dịch vụ bao gồm những gì
Dịch vụ kế toán công ty TNHH Biên Hòa của chúng tôi gồm: kiểm tra chứng từ, hạch toán, khai GTGT và TNCN theo kỳ, tính tạm nộp TNDN, lập báo cáo tài chính và quyết toán năm, theo dõi sổ đăng ký thành viên, tư vấn lương chủ sở hữu và chia lợi nhuận. Chi tiết xem trang dịch vụ kế toán trọn gói.
| Quy mô hóa đơn/tháng | Phí trọn gói |
|---|---|
| Chưa phát sinh hóa đơn (gói Duy trì) | 500.000đ |
| Dưới 10 hóa đơn | 1,5 triệu đồng |
| 10–20 hóa đơn | 3 triệu đồng |
| 30–50 hóa đơn | 4 triệu đồng |
| Trên 50 hóa đơn, FDI, xây dựng, xuất nhập khẩu | Báo giá riêng |
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên có cần kế toán trưởng không?
Không bắt buộc với doanh nghiệp siêu nhỏ. Công ty được bố trí người phụ trách kế toán, hoặc thuê đơn vị dịch vụ kế toán hợp pháp.
Giám đốc có tự làm kế toán cho công ty mình được không?
Người đại diện theo pháp luật, giám đốc và trong một số trường hợp cả người thân của họ bị hạn chế làm kế toán tại chính công ty. Nên kiểm tra điều kiện cụ thể trước khi bố trí.
Lương của chủ công ty TNHH một thành viên có được tính vào chi phí không?
Với công ty do một cá nhân làm chủ, lương trả cho chính chủ sở hữu thường không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, phải loại ra khi quyết toán.
Không góp đủ vốn trong 90 ngày thì xử lý thế nào?
Công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng số vốn thực góp; kế toán ghi nhận theo chứng từ góp thực tế và cập nhật sổ đăng ký thành viên.
Chưa có doanh thu có phải nộp tờ khai và báo cáo tài chính không?
Có. Kỳ không phát sinh vẫn nộp tờ khai GTGT, trừ khi đã tạm ngừng kinh doanh, và cuối năm vẫn lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
Công ty TNHH mới thành lập còn phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15.
Công ty TNHH của bạn cần người lo sổ sách và thuế? Chúng tôi làm kế toán trọn gói theo tháng, từ kiểm tra chứng từ đến quyết toán cuối năm, kèm hỗ trợ hồ sơ vốn góp và sổ đăng ký thành viên.
Thông tin liên hệ
Kế Toán Biên Hòa làm kế toán cho công ty TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên tại Biên Hòa, Đồng Nai: kế toán trọn gói, làm sổ sách, khai thuế định kỳ, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm và hỗ trợ thành lập, điều chỉnh vốn cho doanh nghiệp tại các phường Trấn Biên, Biên Hòa, Long Bình, Tam Hiệp.
- Hotline / Zalo: 0968 792 927
- Email: weaverhcm@gmail.com
- Địa chỉ: K17/5 Đường D2, KP2, Trấn Biên, Đồng Nai
- Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 7: 8:00 – 18:30 (Chủ nhật nghỉ)
- Website: ketoanbienhoa.vn
