Checklist công việc kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Checklist kế toán doanh nghiệp mới thành lập dưới đây gom mọi việc cần làm trong năm đầu thành danh sách để đánh dấu từng dòng, kèm hạn hoặc tần suất nếu có. Các mốc áp dụng cho năm tài chính theo năm dương lịch, cập nhật quy định 2026. Nếu cần hiểu vì sao phải làm từng việc, doanh nghiệp đọc bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán, rồi quay lại đây để kiểm tra.

1. Checklist ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Làm trong 1–2 tuần đầu. Phần này là nền cho mọi việc phía sau.

☐ Kiểm tra thông tin doanh nghiệp

• ☐ Đối chiếu tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận với hồ sơ đã nộp.
• ☐ Kiểm tra tên và thông tin người đại diện theo pháp luật.
• ☐ Kiểm tra ngành nghề đăng ký đã đủ cho hoạt động thực tế và hóa đơn sẽ xuất.
• ☐ Ghi lại ngày có hiệu lực trên giấy chứng nhận — đây là ngày bắt đầu kỳ kế toán đầu tiên.
• ☐ Tra cứu thông tin trên cổng thuế: cơ quan thuế quản lý trực tiếp, trạng thái mã số thuế.
• ☐ Treo biển tên doanh nghiệp tại trụ sở; bảo đảm có người nhận thư, nhận thông báo.

☐ Hồ sơ pháp lý

• ☐ Lưu bản gốc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty.
• ☐ Lưu hợp đồng thuê trụ sở và giấy tờ liên quan đến địa chỉ.
• ☐ Mua chữ ký số và đăng ký với cơ quan thuế (tuần đầu).
• ☐ Đăng ký tài khoản thuế điện tử; cập nhật email, số điện thoại nhận thông báo.
• ☐ Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu: phương pháp tính thuế GTGT, chế độ kế toán, phương pháp khấu hao, người phụ trách kế toán (trong tháng đầu).
• ☐ Chọn chế độ kế toán: doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc tự chọn Thông tư 99/2025/TT-BTC.
• ☐ Bố trí người phụ trách kế toán; kiểm tra điều kiện trước khi giao cho người thân của người quản lý, vì một số trường hợp bị hạn chế.
• ☐ Mở sổ kế toán từ ngày thành lập. Chi tiết xem bài doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán khi nào.

Nếu không muốn tự làm các bước thuế, có thể dùng dịch vụ khai thuế ban đầu.

☐ Vốn điều lệ

• ☐ Ghi hạn góp vốn: 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.
• ☐ Góp vốn bằng chuyển khoản vào tài khoản công ty, nội dung ghi rõ “góp vốn điều lệ” và tên người góp.
• ☐ Góp bằng tài sản: lập biên bản định giá, biên bản giao nhận tài sản.
• ☐ Lập sổ đăng ký thành viên (công ty TNHH) hoặc sổ đăng ký cổ đông (công ty cổ phần).
• ☐ Cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên hoặc cổ phiếu cho cổ đông.
• ☐ Hết 90 ngày chưa góp đủ: đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ.

2. Checklist về thuế

Từ 01/01/2026 không còn lệ phí môn bài, nên checklist thuế không có dòng khai, nộp môn bài.

☐ Thuế GTGT

• ☐ Xác nhận phương pháp tính thuế đã đăng ký (khấu trừ hay trực tiếp).
• ☐ Ghi lịch khai theo quý: hạn là ngày cuối tháng đầu quý sau (quý I: 30/4, quý II: 31/7, quý III: 31/10, quý IV: 31/1).
• ☐ Nộp tờ khai cả khi quý đó không phát sinh doanh thu.
• ☐ Kiểm tra mặt hàng có thuộc nhóm được giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% (áp dụng đến hết 31/12/2026) hay không.
• ☐ Sau đủ 12 tháng hoạt động: xác định lại kỳ khai theo doanh thu năm trước.

☐ Thuế TNCN

• ☐ Thu bản đăng ký giảm trừ gia cảnh và hồ sơ người phụ thuộc của từng nhân viên.
• ☐ Áp mức giảm trừ 2026: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
• ☐ Tính thuế theo biểu lũy tiến 5 bậc theo quy định hiện hành.
• ☐ Khai theo cùng kỳ với GTGT; chỉ nộp tờ khai kỳ có phát sinh khấu trừ.
• ☐ Khấu trừ 5% khi trả cổ tức cho thành viên, cổ đông cá nhân.

☐ Thuế TNDN

• ☐ Kiểm tra điều kiện miễn thuế TNDN 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới.
• ☐ Ghi nhớ: miễn tiền thuế, không miễn kê khai và quyết toán.
• ☐ Tạm nộp theo quý nếu có lãi, hạn ngày 30 tháng đầu quý sau (không có tờ khai tạm tính).
• ☐ Ước tính doanh thu năm để biết thuế suất: 15% (≤3 tỷ), 17% (trên 3 đến 50 tỷ), 20% (còn lại).
• ☐ Theo dõi chi phí có hóa đơn, chứng từ hợp lệ ngay từ đầu để được tính vào chi phí được trừ.

☐ Các nghĩa vụ liên quan

• ☐ Đăng ký nộp thuế điện tử với ngân hàng nơi mở tài khoản.
• ☐ Tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng thuế mỗi quý, phát hiện khoản nộp nhầm tiểu mục.
• ☐ Theo dõi hạn chữ ký số, gia hạn trước ít nhất 1 tuần.
• ☐ Nhớ: nộp chậm tờ khai 1–30 ngày có thể bị phạt 2–5 triệu đồng; chậm nộp tiền thuế tính thêm 0,03%/ngày.

Lịch cụ thể theo từng tháng có trong bài lịch nộp báo cáo thuế 2026.

3. Checklist hóa đơn

☐ Đăng ký/sử dụng hóa đơn điện tử

• ☐ Chọn nhà cung cấp phần mềm và gói hóa đơn điện tử phù hợp số lượng dự kiến.
• ☐ Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ký bằng chữ ký số.
• ☐ Chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.
• ☐ Thiết lập mẫu hóa đơn: tên, địa chỉ, mã số thuế, logo, tài khoản ngân hàng.

☐ Quy trình xuất hóa đơn

• ☐ Lấy đủ thông tin người mua: tên, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn.
• ☐ Tra cứu mã số thuế người mua trước khi xuất.
• ☐ Xuất hóa đơn đúng thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
• ☐ Áp đúng thuế suất cho từng mặt hàng (10%, 8% hoặc mức khác).
• ☐ Hóa đơn sai: xử lý điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, không tự hủy.
• ☐ Đối chiếu số hóa đơn đã xuất với doanh thu trên sổ mỗi tháng.

☐ Kiểm tra hóa đơn đầu vào

• ☐ Yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn về 1 email chung của công ty.
• ☐ Kiểm tra tên, mã số thuế, địa chỉ công ty ghi trên hóa đơn.
• ☐ Tra cứu trạng thái hoạt động của nhà cung cấp.
• ☐ Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế): thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ.
• ☐ Tải hóa đơn đầu vào từ cổng hóa đơn điện tử, đối chiếu với hóa đơn nhận qua email mỗi tháng.

Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử không còn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý, nên không cần dòng này trong checklist.

4. Checklist chứng từ kế toán

• ☐ Quy định người nhận, người duyệt, người lưu cho từng loại chứng từ.
• ☐ Chốt ngày chuyển chứng từ cho kế toán hằng tháng (ví dụ ngày 5).
• ☐ Lưu chứng từ chi phí trước khi hoạt động: phí thành lập, thuê văn phòng, mua thiết bị ban đầu.
• ☐ Mỗi khoản chi có đủ bộ: hợp đồng (nếu có), hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận.
• ☐ Lập phiếu thu, phiếu chi cho mọi giao dịch tiền mặt.
• ☐ Lập phiếu nhập kho, xuất kho nếu có hàng tồn kho.
• ☐ Lập biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản.
• ☐ Không để chứng từ dồn quá 1 tháng mới giao kế toán.

5. Checklist tài khoản ngân hàng

• ☐ Mở tài khoản thanh toán đứng tên công ty (tuần đầu).
• ☐ Đăng ký internet banking, phân quyền người lập lệnh và người duyệt lệnh.
• ☐ Đăng ký nộp thuế điện tử với ngân hàng.
• ☐ Khai báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế; cập nhật khi mở thêm hoặc đóng tài khoản.
• ☐ Tách bạch tài khoản công ty với tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp.
• ☐ Mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên cho nhà cung cấp: chuyển khoản từ tài khoản công ty.
• ☐ Trả lương bằng chuyển khoản.
• ☐ Tải sao kê hằng tháng, đối chiếu số dư với sổ tiền gửi ngân hàng.

6. Checklist lao động – tiền lương

• ☐ Ký hợp đồng lao động bằng văn bản với từng người.
• ☐ Khai trình sử dụng lao động trong 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động.
• ☐ Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên.
• ☐ Đóng BHXH hằng tháng; đối chiếu số phải đóng với cơ quan BHXH.
• ☐ Lập bảng chấm công, bảng lương có chữ ký người nhận hoặc chứng từ chuyển khoản.
• ☐ Ban hành quy chế lương, thưởng, phụ cấp (cơ sở để tính chi phí được trừ).
• ☐ Khấu trừ thuế TNCN khi trả lương.
• ☐ Báo cáo tình hình sử dụng lao động: 6 tháng đầu năm trước 05/6, cả năm trước 05/12.
• ☐ Báo tăng, giảm lao động khi có người vào, người nghỉ.

Phần BHXH có thể giao cho dịch vụ bảo hiểm xã hội nếu nhân sự nội bộ chưa quen thao tác.

7. Checklist công việc kế toán hàng tháng

• ☐ Nhận đủ chứng từ tháng trước (trước ngày chốt, ví dụ ngày 5).
• ☐ Đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào với cổng hóa đơn điện tử.
• ☐ Hạch toán toàn bộ nghiệp vụ trong tháng vào sổ.
• ☐ Đối chiếu sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng; kiểm quỹ tiền mặt.
• ☐ Tính lương, BHXH, thuế TNCN; nộp BHXH đúng hạn.
• ☐ Theo dõi công nợ phải thu, phải trả; nhắc khách hàng quá hạn.
• ☐ Đối chiếu nhập – xuất – tồn kho (nếu có hàng hóa).
• ☐ Trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước.
• ☐ Kiểm tra email thông báo từ cơ quan thuế, cơ quan BHXH.

Doanh nghiệp đã khai theo tháng (sau năm đầu, nếu thuộc diện) thì thêm dòng: nộp tờ khai GTGT, TNCN trước ngày 20 tháng sau.

8. Checklist hàng quý

• ☐ Nộp tờ khai thuế GTGT quý — hạn ngày cuối tháng đầu quý sau.
• ☐ Nộp tờ khai thuế TNCN quý nếu có phát sinh khấu trừ.
• ☐ Nộp tiền thuế GTGT, TNCN phát sinh cùng hạn tờ khai.
• ☐ Tạm nộp thuế TNDN nếu có lãi (hạn ngày 30 tháng đầu quý sau).
• ☐ Tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng thuế: số phải nộp, đã nộp, còn nợ.
• ☐ Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng lớn bằng biên bản.
• ☐ Rà lại hóa đơn đầu vào chưa kê khai để đưa vào kỳ tiếp theo.

9. Checklist cuối năm

• ☐ Kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định tại ngày 31/12; lập biên bản.
• ☐ Lấy xác nhận số dư ngân hàng, đối chiếu công nợ cuối năm.
• ☐ Rà chi phí không có chứng từ hợp lệ, loại khỏi chi phí được trừ.
• ☐ Khóa sổ, lập bảng cân đối số phát sinh.
• ☐ Lập báo cáo tài chính năm — nộp chậm nhất 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính (năm dương lịch: 31/3).
• ☐ Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, nộp kèm báo cáo tài chính qua cổng thuế điện tử (hạn 31/3), kể cả khi đang được miễn thuế.
• ☐ Quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động có ủy quyền (hạn 31/3).
• ☐ Nhắc cá nhân tự quyết toán TNCN: hạn cuối tháng 4.
• ☐ Báo cáo tình hình sử dụng lao động cả năm trước 05/12.
• ☐ Thành lập từ đầu tháng 10 trở đi (kỳ năm đầu dưới 90 ngày): cân nhắc gộp vào kỳ năm sau, tổng không quá 15 tháng.

Danh mục đầy đủ các báo cáo phải nộp trong năm xem bài các loại báo cáo doanh nghiệp phải lập định kỳ. Nếu cần người làm trọn phần cuối năm, xem dịch vụ quyết toán thuế cuối năm.

10. Checklist hồ sơ cần lưu trữ

Lưu tối thiểu 10 năm

• ☐ Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
• ☐ Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp.
• ☐ Báo cáo tài chính năm.

Lưu tối thiểu 5 năm

• ☐ Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ: báo cáo nội bộ, kế hoạch, bảng tính tham khảo.

Nên lưu cùng hồ sơ kế toán

• ☐ Tờ khai thuế và giấy nộp tiền từng kỳ.
• ☐ Thông báo chấp nhận hóa đơn điện tử, thông báo của cơ quan thuế.
• ☐ Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, quy chế lương.
• ☐ Sổ đăng ký thành viên/cổ đông, chứng từ góp vốn.
• ☐ Biên bản kiểm kê, đối chiếu công nợ cuối năm.
• ☐ Bản sao lưu dữ liệu phần mềm kế toán, lưu ít nhất 2 nơi.

Doanh nghiệp được khai bổ sung hồ sơ thuế trong 5 năm, nên hồ sơ lưu thiếu sẽ khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra lại các năm trước.

11. File checklist kế toán doanh nghiệp mới thành lập

Chúng tôi đã chuyển toàn bộ các mục trên thành file Excel để doanh nghiệp đánh dấu, ghi ngày hoàn thành và người phụ trách cho từng dòng.

12. Thuê dịch vụ kế toán trọn gói tại Biên Hòa

Checklist dài khoảng 100 dòng. Với một công ty thương mại 3–5 người ở phường Trấn Biên hay Long Bình, chủ doanh nghiệp thường không có thời gian tự tick hết mỗi tháng. Khi thuê dịch vụ kế toán trọn gói tại Biên Hòa, phần lớn các dòng trên do kế toán dịch vụ làm; doanh nghiệp chỉ còn giữ phần giao chứng từ đúng ngày.

Chi tiết từng gói có tại bảng giá dịch vụ kế toán 2026. So với tuyển kế toán nội bộ lương khoảng 8–15 triệu/tháng tùy kinh nghiệm, chưa gồm BHXH doanh nghiệp đóng, gói thuê ngoài thường phù hợp hơn trong năm đầu khi số hóa đơn còn ít.

Câu hỏi thường gặp

Checklist này khác gì bài hướng dẫn doanh nghiệp mới cần làm gì về kế toán?

Bài hướng dẫn giải thích lý do và cách làm từng việc. Checklist chỉ liệt kê việc, hạn và tần suất để doanh nghiệp đánh dấu, không bỏ sót. Nên đọc bài hướng dẫn một lần, dùng checklist hằng tháng.

Chưa có doanh thu thì có cần làm checklist hàng quý không?

Có. Kỳ không phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT theo quý, trừ khi doanh nghiệp đã làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh. Sổ kế toán cũng vẫn phải ghi các khoản chi phí phát sinh.

Doanh nghiệp mới có phải nộp lệ phí môn bài không?

Không. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên checklist không còn dòng khai và nộp môn bài.

Đang được miễn thuế TNDN thì có bỏ được dòng quyết toán cuối năm không?

Không. Miễn thuế là miễn số tiền phải nộp; doanh nghiệp vẫn phải lập báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế TNDN và nộp đúng hạn 31/3 năm sau.

Hồ sơ kế toán phải lưu bao lâu?

Chứng từ dùng ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm. Tài liệu quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ lưu tối thiểu 5 năm.

File Excel checklist có dùng được cho công ty cổ phần không?

Dùng được cho cả công ty TNHH và công ty cổ phần. Khác biệt chính nằm ở dòng sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông trong sheet “Sau thành lập” và sheet “Lưu trữ”.

Thông tin liên hệ

Kế Toán Biên Hòa đồng hành cùng doanh nghiệp mới thành lập tại Biên Hòa, Đồng Nai (các phường Trấn Biên, Biên Hòa, Long Bình, Tam Hiệp…): khai thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn điện tử, kế toán trọn gói hằng tháng, BHXH, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm, rà soát checklist kế toán miễn phí qua Zalo.