Biên lai giấy hết hạn 31/12/2026: chuyển sang biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Biên lai điện tử sẽ thay hoàn toàn biên lai giấy từ ngày 01/01/2027, vì Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ cho dùng biên lai giấy còn tồn đến hết 31/12/2026. Cùng nghị định, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cũng phải lập dạng điện tử, có chữ ký số. Bài viết tập trung vào hạn chót và việc doanh nghiệp ở Biên Hòa cần làm trong hơn hai tháng còn lại của năm.

1. Mốc 31/12/2026: biên lai giấy hết hạn và phải tiêu hủy

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là điều khoản chuyển tiếp quan trọng nhất với đơn vị đang dùng biên lai giấy:

• Biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa dùng hết được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.
• Từ 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
• Tổ chức đang dùng biên lai giấy phải chuyển đổi sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Như vậy, biên lai giấy hết hạn 31/12/2026 không phải vì quyển biên lai hết số, mà vì từ năm 2027 hình thức giấy không còn được chấp nhận. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (Điều 43); biên lai giấy còn dùng được chỉ nhờ điều khoản chuyển tiếp.

2. Biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ: là gì, ai phải lập

Điều 22 xếp hai loại giấy tờ vào nhóm chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do bên trả thu nhập lập khi khấu trừ thuế, và biên lai thu thuế, phí, lệ phí do tổ chức thu lập khi thu tiền.

Nguyên tắc chung: khi khấu trừ thuế TNCN hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức phải lập chứng từ khấu trừ, biên lai dạng điện tử giao cho người bị khấu trừ hoặc người nộp, theo định dạng chuẩn dữ liệu. Trước khi dùng phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Nghị định cho phép tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử, với điều kiện các bên thỏa thuận ai là bên lập và thông báo cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đơn vị vừa bán hàng vừa có khoản thu phí nên hỏi nhà cung cấp phần mềm về khả năng này; dịch vụ hóa đơn điện tử có thể rà cấu hình trước khi ký hợp đồng.

Điều 28 có quy định miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử cho một số nhóm, như hộ, cá nhân kinh doanh dưới 10 lao động không thuộc diện dùng hóa đơn điện tử. Đơn vị nghĩ mình thuộc diện này nên hỏi cơ quan thuế để xác nhận.

3. Nội dung bắt buộc trên biên lai điện tử

Khi chuyển sang phần mềm, kế toán nên đối chiếu mẫu biên lai với khoản 2 Điều 23:

• Tên biên lai; ký hiệu mẫu và ký hiệu theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Số biên lai bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số; bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu dùng) và kết thúc 31/12 hằng năm.
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu; tên loại khoản thu; số tiền bằng số và bằng chữ; ngày lập.
• Chữ ký số của tổ chức thu.
• Tiếng Việt; tiếng nước ngoài (nếu có) đặt trong ngoặc hoặc dòng dưới, cỡ chữ nhỏ hơn.

Đồng tiền là đồng Việt Nam; khoản thu bằng ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá tại Nghị định 362/2025/NĐ-CP. Được thêm logo, hình ảnh nhưng không che nội dung bắt buộc, cỡ chữ không lớn hơn nội dung bắt buộc.

Ví dụ, đơn vị bắt đầu dùng từ 15/11/2026 sẽ đánh số từ 1 vào ngày đó, rồi lại bắt đầu từ số 1 vào 01/01/2027. Sổ theo dõi nội bộ nên ghi cả năm và ký hiệu, không chỉ số biên lai.

4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: khi nào lập, khi nào không

Khoản 1 Điều 23 yêu cầu chứng từ khấu trừ có: ký hiệu, số thứ tự; thông tin, mã số thuế bên chi trả; mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân của người nhận; khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, số thuế đã khấu trừ; ngày lập; chữ ký người trả thu nhập. Chứng từ điện tử dùng chữ ký số, nên doanh nghiệp cần chữ ký số doanh nghiệp còn hạn.

Điều 24 quy định phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ, trừ các trường hợp sau:

Ví dụ: một công ty TNHH thương mại ở phường Trấn Biên có 9 nhân viên hợp đồng một năm và 2 cộng tác viên giao hàng không ký hợp đồng lao động. Cuối năm 2026, 6 nhân viên ủy quyền quyết toán: công ty không lập chứng từ cho họ. 3 nhân viên tự quyết toán: mỗi người một chứng từ cho cả năm. Cộng tác viên có bị khấu trừ: lập theo từng lần, hoặc gộp một chứng từ nếu họ yêu cầu.

Việc này trùng mùa quyết toán thuế TNCN năm 2026 (hạn ngày cuối tháng thứ 3 sau năm tài chính), nên có thể gộp vào một đợt rà soát cùng dịch vụ quyết toán thuế cuối năm. Thay đổi về giảm trừ gia cảnh và biểu 5 bậc xem ở bài Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15.

5. Ủy nhiệm lập biên lai và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế

Điều 25 cho phép tổ chức thu ủy nhiệm bên khác lập biên lai, với các điều kiện:

1. Ủy nhiệm bằng văn bản, ghi hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số… đến số…), mục đích, thời hạn, phương thức.
2. Thông báo cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả hai bên chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.
3. Niêm yết việc ủy nhiệm tại nơi thu.
4. Biên lai ghi tên tổ chức thu (bên ủy nhiệm), phải có tên, địa chỉ bên nhận ủy nhiệm; không bắt buộc chữ ký số của bên ủy nhiệm.
5. Bên nhận ủy nhiệm chuyển dữ liệu biên lai đến cơ quan thuế, trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

Theo Điều 26, chứng từ điện tử lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ, hoặc trên phần mềm của đơn vị.

Điều 27 yêu cầu các tổ chức thu, khấu trừ, nhận ủy nhiệm và cung cấp dịch vụ kết nối, truyền dữ liệu chứng từ điện tử với cơ quan thuế. Gặp sự cố kỹ thuật thì báo kịp thời và truyền dữ liệu trong 03 ngày làm việc sau khi khắc phục. Nên ghi lại thời điểm sự cố. Bối cảnh các văn bản thuế cùng hiệu lực 01/7/2026 có ở bài 4 văn bản thuế mới doanh nghiệp cần nắm.

6. Lộ trình chuyển sang biên lai điện tử trước 31/12/2026

Dòng ghi “Đề xuất” là gợi ý của chúng tôi, không phải mốc trong nghị định.

Thủ tục tiêu hủy biên lai giấy và đăng ký sử dụng thực hiện theo trình tự do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định (văn bản hướng dẫn chung về hóa đơn, chứng từ là Thông tư 91/2026/TT-BTC); Cục Thuế đã giới thiệu điểm mới tại Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026. Doanh nghiệp muốn giao phần thiết lập hệ thống và kiểm soát cho bên chuyên trách có thể tham khảo dịch vụ kế toán nội bộ.

7. Lỗi thường gặp khi chuyển đổi

Những lỗi chúng tôi gặp nhiều ở Biên Hòa, Trảng Bom và các khu công nghiệp lân cận:

1. Để dành biên lai giấy sang 2027. Từ 01/01/2027, phần chưa dùng phải tiêu hủy, không còn được lập.
2. Coi tiêu hủy là cất vào kho. Tiêu hủy phải theo trình tự Bộ Tài chính quy định.
3. Chứng từ khấu trừ thiếu nội dung, hay gặp là thiếu số định danh cá nhân hoặc khoản bảo hiểm bắt buộc. Thiếu nội dung Điều 23 thì không được hạch toán, quyết toán.
4. Lập chứng từ hằng tháng cho nhân viên hợp đồng từ 03 tháng, trong khi chỉ cần một chứng từ mỗi năm tính thuế.
5. Quên truyền dữ liệu sau sự cố trong 03 ngày làm việc kể từ khi khắc phục.

Doanh nghiệp siêu nhỏ đang đổi chế độ kế toán có thể xem thêm bài Thông tư 58/2026/TT-BTC. Nếu chưa có người theo dõi thường xuyên, dịch vụ kế toán trọn gói có thể đảm nhận cả chứng từ khấu trừ và khai thuế định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Biên lai giấy còn tồn có được dùng sang năm 2027 không?

Không. Biên lai giấy theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ dùng đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 phần chưa sử dụng phải tiêu hủy.

Thủ tục tiêu hủy biên lai giấy theo hướng dẫn nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định trình tự, thủ tục tiêu hủy; trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nhân viên ủy quyền quyết toán có cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không?

Không. Điều 24 quy định tổ chức không phải lập chứng từ khấu trừ cho cá nhân ủy quyền quyết toán.

Nhân viên hợp đồng một năm cần mấy chứng từ khấu trừ?

Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên chỉ cần một chứng từ khấu trừ trong một năm tính thuế.

Biên lai điện tử có bắt buộc chữ ký số không?

Có, biên lai phải có chữ ký số của tổ chức thu; riêng biên lai ủy nhiệm không bắt buộc chữ ký số của bên ủy nhiệm.

Có dùng chung một phần mềm cho hóa đơn và biên lai được không?

Được, nếu các bên thỏa thuận ai là bên lập và thông báo cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông tin liên hệ

Kế Toán Biên Hòa hỗ trợ chuyển sang biên lai, chứng từ khấu trừ điện tử: đăng ký với cơ quan thuế, chữ ký số, hóa đơn điện tử, quyết toán thuế và kế toán trọn gói tại Biên Hòa, Trảng Bom, Long Thành và các KCN Amata, Biên Hòa 2, Loteco; làm việc thứ 2 đến thứ 7, 8:00–18:30.

Nguồn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 (Điều 22–28, 43, 44); Thông tư 91/2026/TT-BTC; Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế. Bài viết mang tính thông tin tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể.